Erstanmeldung
Nachdem Sie den Import der Stamm-, Unterrichts- und Vertretungsdaten aus Untis durchgeführt haben, werden Sie bei der Erstanmeldung in WebUntis dazu aufgefordert, das Passwort des WebUntis Administrators zu ändern und eine E-Mail-Adresse zu hinterlegen. Sie können diese Eingaben zu einem späteren Zeitpunkt unter „Profil“ im Administratoren-Konto ändern.
Grundeinstellungen
Grundlegende Einstellungen können Sie im Navigationsmenü unter „Administration“ > „Einstellungen“ vornehmen. Prinzipiell gelten diese für alle Benutzer, wobei einige entweder bei der Benutzergruppe (z.B. Session Timeout) oder im Benutzerprofil (z.B. Sprache) manuell auf die speziellen Bedürfnisse der Gruppe oder des Benutzers angepasst werden können.
Im Folgenden werden einige der Einstellungen näher erläutert:
● Logo
Wenn Sie das Logo der Schule an dieser Stelle einbinden, wird es allen Benutzern im linken, oberen Bereich von WebUntis angezeigt.
● Telefonnummer der Schule
Hier können Sie sowohl die Telefonnummer als auch einen Text einfügen. Dieser Eintrag erscheint auf der dynamischen Sprechstundenliste oben rechts.
● Dauer der Benutzersperre
Mit dieser Option legen Sie fest, wie lange ein Benutzer, der das Maximum der Login Versuche vor Benutzersperre überschritten hat, gesperrt bleiben soll. Ist hier der Wert 0 eingetragen, bleibt der Benutzer so lange gesperrt, bis Sie ihn administrativ entsperren.
● Benutzergruppe für Selbstregistrierung der Erziehungsberechtigten
Diese Option ermöglicht es, Ihren administrativen Aufwand für die Benutzer-Erstellung für Erziehungsberechtigte und Ausbildungsverantwortliche möglichst gering zu halten. Sollte es vorgesehen sein, dass sich die Erziehungsberechtigten selbst als Benutzer bei WebUntis registrieren können, legen Sie an dieser Stelle fest, welcher Benutzergruppe diese zugeordnet werden sollen. Anschließend wird die Option zur Registrierung im ausgeloggten Bereich zu sehen sein:
Ist die Selbstregistrierung für Erziehungsberechtigte erlaubt, kann diese nur durchgeführt werden, wenn deren E-Mail-Adressen in den Stammdaten der Erziehungsberechtigten hinterlegt wurden! Dies gilt ebenso für Ausbildungsbeauftragte.
● Session Timeout (min)
Hier können Sie angeben, nach wieviel Minuten Inaktivität ein Benutzer automatisch ausgeloggt wird. Diese Einstellung greift nur bei der Nutzung im Browser.
● Interne Nachrichten immer an die Empfänger-E-Mail-Adresse weiterleiten
Ist diese Option gesetzt, werden sämtliche internen Nachrichten automatisch auch an die im Profil hinterlegte E-Mail-Adresse des Empfängers weitergeschickt.
Diese Option kann grundsätzlich auch jeder Benutzer in den Profil-Einstellungen für sich selbst vornehmen.
Wird diese Einstellung von der Schule unter "Administration" - "Einstellungen" gesetzt, kann der Benutzer diese Einstellung nicht mehr in den eigenen Profil-Einstellungen deaktivieren.
● Führendes System für Schüler*innen- und Lehrkraftkontaktdaten
Setzen Sie diese Option, werden alle aus Untis kommenden Informationen zu Adress- und Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse einer Lehrkraft) ignoriert.
Halten Sie unbedingt Rücksprache mit Ihrem lokalen Support, bevor Sie diese Option setzen.
● E-Mail-Adresse Stundenplaner*in
Die/der Stundenplaner*in wird, insofern Sie an dieser Stelle eine E-Mail-Adresse hinterlegen, informiert, wenn ein Fehler in der Datenübernahme von Untis nach WebUntis vorliegt.
Vergabe von Rechten
Im Schulalltag unterscheiden sich meist die Rechte der verschiedenen WebUntis-Benutzer in vielerlei Hinsicht. Unter „Administration“ > „Rechte und Rollen“ lassen sich diese differenzieren. Je nachdem wie Ihre Schule intern organisiert ist, können an dieser Stelle der Verwaltung und auch der Schulleitung Rechte gegeben, bzw. entzogen werden.
Für die Lehrkräfte legen Sie zum Beispiel fest, welche Stundenpläne und Kontaktdaten eingesehen werden dürfen und wann eine automatische Abmeldung im Browser erfolgen soll.
Für die Schüler*innen können Sie unter anderem festlegen, ob Raum- und Ressourcenpläne gesehen werden und an wen interne Nachrichten versendet werden dürfen.
Weitere Rechte finden Sie auf der Seite „Rechte und Rollen“ unter dem Punkt „Zum Expertenmodus wechseln“.
Hier können Sie auch eigens weitere Benutzergruppen definieren und mit Rechten ausstatten.
Weitere Informationen sowie eine eigene Dokumentation zum Expertenmodus finden Sie hier unter Rechteverwaltung
Stundenpläne
● Stundenplanformate
Unter „Stundenplan“ > „Einstellungen“ > „Stundenplanformate“ können Sie manuelle Stundenplanformate erstellen.
Die meisten Einstellungen sind hierbei selbsterklärend, im Folgenden wird auf einige zusätzlich etwas näher eingegangen werden.
Stundenplaneinstellungen
Unter „Stundenplan“ > „Einstellungen“ > "Allgemein" können Sie u.a. einstellen
- ob Stundenpläne gewisser Elemente (Lehrer*innen, Schüler*innen, oder auch Räume) öffentlich, also ohne Passwort, angezeigt werden sollen.
- in welcher Form der Anzeigename in der Auswahl angezeigt werden soll.
Unter „Stundenplan“ > „Einstellungen“ > "Sichtbarkeit einschränken" können Sie einstellen
- in welchem Zeitraum Stundenpläne angezeigt werden sollen (global oder pro Benutzergruppe).
Monitoransichten (dynamische Vertretungslisten)
Je nach Ausstattung (z.B. DSB) bzw. Aufbau Ihrer Schule können Sie dynamische Vertretungslisten im Sinne von Monitoransichten für Ihre Lehrer*innen bzw. Schüler*innen zur Verfügung stellen.
Wo kann ich die Monitoransichten in WebUntis konfigurieren?
Unter „Administration“ > „Monitoransichten“ können Sie neue Vertretungslisten anlegen. Diese können auf Monitoren dynamisch angezeigt werden. Es sind hierbei verschiedene Möglichkeiten gegeben, Informationen ein- bzw. auszublenden und Farben, sowie andere optische Einstellungen vorzunehmen.
Welche Einstellungen sollte ich hier außer der optischen Darstellung beachten?
● Intervall für Datenabfrage
Hier können Sie festlegen, nach wie vielen Sekunden neue Daten abgefragt werden sollen. Tragen Sie hier beispielsweise (mindestens) 300 ein, wird alle 5 Minuten eine Abfrage an den Server gesendet, ob neue Informationen vorhanden sind.
● Gruppieren nach
Diese Einstellung bezieht sich darauf, ob die Vertretungen nach Lehrer*innen oder Klassen sortiert werden sollen.
● Abwesende Elemente ausblenden
Sind Lehrkräfte oder ganze Klassen abwesend, ist es meistens nicht notwendig die Informationen hierzu anzeigen zu lassen, da diese nur Platz auf dem Monitor einnehmen und keinen Mehrwert aufweisen. Mit dieser Option können sie diese Elemente ausblenden.