Die Gruppen im Schuljahrekalender bieten Ihnen viele Möglichkeiten, Ihre Termine zielgerichtet zu kommunizieren. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie dies einrichten und wie Sie Gruppen verwenden können. Ein Beispiel hierfür ist das Anlegen von Terminen für mehrere Gruppen. Sie sparen sich damit das manuelle Eintragen und Verwalten von Terminen, die eine größere Zielgruppe erreichen sollen.
Für Administrator:innen:
Gruppe erstellen und Schreib- und Leserechte vergeben:
Damit bestimmte Personen oder Gruppen Termine für mehrere Gruppen organisieren können, benötigen sie Schreibrechte auf die "Gesamtgruppe", die im nächsten Schritt erstellt wird.
Weiterhin benötigen die Gruppen, die die Termine angezeigt bekommen sollen die Leserechte.
Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie diese einrichten können.
Anwendungsbeispiel: Eltern und Schüler:innen in einer Gruppe zusammenführen, um Termine für diese Gesamtgruppe unkompliziert eintragen zu können.
1. Gehen Sie auf Administration | Rechte und klicken Sie oben rechts auf +Gruppe.
Erstellen Sie nun eine neue individuelle Gruppe, bspw. „Eltern und Schüler:innen“.
Fügen Sie hier Mitglieder hinzu, die Termine für diese Gruppe anlegen dürfen.
Klicken Sie dazu weiter unten in der Bearbeitungsmaske bei „Mitglieder“ auf das +.
In unserem Beispiel dürfen die Schulleitung und ausgewählte Lehrkräfte Termine für diese Gruppe anlegen:
2. Gehen Sie nun zurück zur Gruppenübersicht und bearbeiten Sie jeweils die Gruppe „Erziehungsberechtigte“ und die Gruppe „Schüler:innen“. Klicken Sie dafür auf den Bleistift hinter der entsprechenden Gruppe:
3. Dort geben Sie den Gruppen das Recht, Termine der eben erstellten Gruppe „Eltern und Schüler:innen“ sehen zu dürfen, indem Sie das Häkchen an der Stelle „Termine sehen“ setzen:
Alternativ können Sie auch ganzen Gruppen das Recht geben, Termine erstellen zu dürfen. Bearbeiten Sie dafür die Gruppe, z.B. die Verwaltung, und geben Sie dieser das Recht, Termine in der Gruppe „Eltern und Schüler:innen“ sehen und erstellen zu dürfen.
Weiterhin können Sie auch eine eigene Gruppe, z.B. mit Mitgliedern, die die Organisation von Veranstaltungen übernehmen, erstellen und dieser die Lese- und Schreibrechte geben.
Sie können damit all Ihre Gruppenkonstellationen und die Rechteverwaltung individuell organisieren.
Für Schulpersonal:
Nun können die Mitglieder in der Gruppe „Eltern und Schüler:innen“ bzw. die Gruppe, die die Schreibrechte hat, Termine für diese Gruppe anlegen. Da die Gruppen „Erziehungsberechtigte“ und die „Schüler:innen“ das Leserecht auf diese Gruppe haben, werden diesen ebenfalls die Termine im Kalender angezeigt.
Sie umgehen damit, dass beim Eintragen eines Termins immer nur eine Zielgruppe ausgewählt werden kann. Nun können Sie mit einem einzigen Eintrag Termine für mehrere Gruppen sichtbar machen.
1. Öffnen Sie den Schuljahreskalender wie gewohnt.
2. Erstellen Sie einen neuen Termin, indem Sie auf „+Termin“ klicken oder direkt im gewünschten Datumsfeld die Option „+Termin“ wählen.
3. Tragen Sie hier Ihren Termin ein, der für alle Eltern und Schüler:innen der Schule sichtbar sein soll und wählen Sie als Zielgruppe "Eltern und Schüler:innen":
4. Der Termin ist nun für Eltern und Schüler:innen gleichermaßen im Kalender sichtbar und Sie müssen nur diesen einen Termin anlegen, um alle zu erreichen.
Weitere Anwendungsbeispiele sind Elternabende für bestimmte Jahrgänge. Auch hier können alle Klassen eines Jahrgangs zu einer Gruppe zusammengeführt werden und der Termin „Elternabend“ muss nur einmal erstellt werden.
Oder Sie planen eine Veranstaltung für die gesamte Oberstufe. Erstellen Sie als Administrator:in dafür eine Gruppe „Oberstufe“ und geben Sie den Klassen der Oberstufe die Leserechte auf diese Gruppe. Schon können Sie einen Termin für alle gleichzeitig anlegen.
Weiterhin können Sie auf diese Weise auch ein iCal-Abo für eine größere Zielgruppe einrichten. Gehen Sie hierfür auf Kalender | iCal Abos | „neues iCal Abo einrichten“ und wählen Sie die gewünschte Zielgruppe aus. Eine detaillierte Anleitung zur Einrichtung von iCal-Abos finden Sie hier.