Im Schuljahreskalender können Termine auch Dateianhänge haben. Wie Sie Dateien verwalten und an Termine anhängen, erfahren Sie in der folgenden Anleitung
HINWEIS: Alle Schulen erhalten mit der Lizenz für den Schuljahreskalender ein Speichervolumen für Dateianhänge von insgesamt 5GB.
Beachten Sie bitte unbedingt die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Nutzung von Uploads!
1. Gehen Sie zunächst auf einen bereits bestehenden Termin oder erstellen Sie einen neuen Termin.
Hier finden Sie weiter unten die Möglichkeit, neue Anhänge hochzuladen, aber auch bereits vorhandene Anhänge mit dem Termin zu verknüpfen:
Wählen Sie eine der beiden Optionen. Im folgenden Beispiel wird eine neue Datei hochgeladen:
Es können pro Transaktion bis zu 10 Dateien hochgeladen werden. Ingesamt können jedem Termin beliebig viele Dateien angehängt werden.
2. Wählen Sie die gewünschte Datei, die Sie hochladen möchten.
Im nachfolgenden Beispiel werden neue Dateien vom Computer hochgeladen. Dabei werden alle unterstützen Dateitypen berücksichtigt. Sie können Bilddateien, aber auch PDFs hochladen. Diese erscheinen dann in der Termin-Bearbeitungsmaske. Hier können Sie auch wieder gelöscht werden. Dateien werden erst dem Termin hinzugefügt, wenn Sie auf Speichern geklickt haben.
3. Wenn Sie den Termin gespeichert haben, gelangen Sie zurück zur Kalenderansicht.
Klicken Sie hier nun auf den zueben gespeicherten Termin, erscheinen in der Kurzansicht auch die hinzugefügten Anhänge. Klicken Sie auf die Dateinamen der Anhänge und diese öffnen sich:
Die Liste der Anhänge wird dynamisch erzeugt und wird auch auf allen anderen Endgeräten und Abos immer aktuell gehalten!
4. Wenn Sie eine bereits vorhandene Datei einem Termin anhängen möchten, wählen Sie vorhandenen Anhang verknüpfen in der Termin-Bearbeitungsmaske aus.
Klicken Sie in der sich nun öffnenden Übersicht auf die Lupe, öffnet sich der Anhang in einem seperaten Fenster und lässt sich ansehen. Klicken Sie auf das Kettensymbol, wird der Anhang dem Termin hinzugefügt. Speichern Sie anschließend den Termin, damit der Anhang dort sichtbar wird.
In diesem Fenster erhalten Sie eine Übersicht aller bereits im Schuljahreskalender befindlichen Anhänge, die sich verknüpfen lassen. Ein Benutzer sieht hier Dateien, wenn:
- ... er sie selbst hochgeladen hat,
- ... wenn sie einem Termin im Kalender anhängt, den er sehen kann,
- ... wenn sie einem öffentlichen Termin im Kalender anhängt.
Die Philosophie: Wenn ein Benutzer eine Datei herunterladen kann, dann kann er sie auch einem Termin anhängen
5. Unter dem Reiter Dateien links im Menü finden Sie die Übersicht über alle hochgeladenen Datein im Dateimanager.
Hier können Sie auch über +Datei weitere Dateien zentral hochladen, um sie verschiedenen Terminen anzuhängen. Weiterhin ist ersichtlich, wie vielen und welchen Terminen die Dateien jeweils angehängt wurden. Mit Klick auf die Lupe öffnen sich die Dateien in einem neuen Fenster und mit Klick auf das X lassen sich Dateien löschen.
Hinweis: Ein Benutzer kann nur seine selbst hochgeladenen Dateien löschen!
Mit Klick auf die Zahl, erhalten Sie eine übersicht, welchen Terminen die Datei zugeordnet ist:
Hinweis: Hier werden nur Termine aus Kalendern angezeigt, die für Sie sichtbar sind! Die Zahl in der Übersicht zeigt Ihnen dennoch an, wie vielen Terminen die jeweilige Datei zugeordnet ist.
6. Administrative Benutzer können unter dem Reiter Dateien > Administration alle Dateien sehen, auch die privater Kalender. Weiterhin erhalten Sie eine Übersicht des Speicherverbrauchs. Dies hilft, den aktuellen Verbrauch der Dateiuploads zu überwachen und zu verwalten. Durch die Möglichkeit, Dateien mit mehreren Terminen zu verknüpfen, anstatt jede Datei erneut hochladen zu müssen, ergeben sich Einspareffekte.
Weiterhin haben Dateiadmins die Möglichkeit, alle Termine mit Klick auf das X zu löschen:
Vor jedem Löschvorgang werden Sie benachrichtigt, ob und mit wie vielen Terminen die Datei verknüpft ist und ob Sie diese wirklich löschen wollen. Nach Bestätigung wird der Anhang gelöscht und wird auch im Termin als gelöscht angezeigt.
Auch in der Termin-Bearbeitungsmaske werden gelöschte Termine als gelöscht angezeigt. Diese werden erst dann nicht mehr angezeigt, wenn man auf den Papierkorb klickt und speichert: