Mitarbeiter:innen der Schule (Lehrkräfte, Verwaltung, Schulleitung und Administration) können andere Personen oder Rollen zu einzelnen Terminen einladen. Möglich ist dies für private Termine. Im Termin selbst und den Details der jeweiligen Kalender gibt es eine Übersicht über die Zusagen. Einladungen können in der Monatsansicht, der Wochenansicht und der Listenansicht beantwortet werden.
Mit dieser Anleitung möchten wir Ihnen einen kurzen Überblick dazu geben.
1. Termin öffnen oder neuen Termin anlegen
Um Einladungen zu verschicken, öffnen Sie entweder einen bereits vorhandenen Termin oder erstellen Sie einen neuen. Einladungen sind für alle Termine möglich, die als Zielgruppe Persönlich haben.
Ist die Zielgruppe Persönlich eingestellt, sehen Sie weiter unten den Bereich Einladungen.
Mit Klick auf das PLUS + erhalten Sie eine Liste der Personen Ihrer Schule.
2. Teilnehmer:innen auswählen
Wählen Sie beliebig viele Teilnehmer:innen aus der folgenden Liste aus, indem Sie einen Haken neben dem Namen setzen.
Sie können auch die Suchleiste oben und die Filterfunktion einsetzen und sich, wie im Beispiel gezeigt, die Lehrkräfte der 1b anzeigen lassen.
In dieser Suchleiste können Sie nach Personengruppen (Lehrer:innen, Schüler:innen, Eltern usw.) suchen als auch gezielt nach bestimmten Namen.
Zudem ist es möglich, nach Klassen gefiltert Einladungen zu versenden.
Damit Ihnen die Klassen angezeigt werden, synchronisieren Sie diese bitte aus WebUntis.
Danach suchen Sie in Ihrem angelegten Termin nach der gewünschten Klasse. Sie können auch nach Teilnehmer:innen suchen, die bspw. in zwei Klassen sind, wie hier in dem Beispiel die Klassen 8a und 8b:
3. Abschicken durch Speichern
Die aktuelle Auswahl an Einladungen sehen Sie im Termin im Bereich Einladungen.
Beachten Sie, dass die Einladungen erst mit dem Speichern des Termins versendet werden!
Sie können jederzeit Personen mit Klick auf das X entfernen oder mit PLUS + weitere Personen hinzufügen.
4. Empfangene Einladungen beantworten
Einladungen zu Terminen finden eingeladene Personen als Mitteilung in ihrem WebUntis Posteingang. Hier stehen auch die Termindetails. Über den Link in der Mitteilung gelangt man direkt zum Termin im Kalender und kann die Einladung dort beantworten.
Termine werden aber auch ohne Berücksichtigung der WebUntis Mitteilungen im Kalender der eingeladenen Personen angezeigt. Noch unbeantwortete Einladungen haben gestreifte Farben im Kalender. An dieser Stelle kann mit einem Klick zu- oder abgesagt werden oder der Status auf vielleicht gesetzt werden:
Je nach Antwort wird der Termin anders im Kalender angezeigt.
Hier finden Sie eine Übersicht über die verschiedenen Zustände:
Die Organisatoren sehen Ihr Update sofort im jeweiligen Termin.
5. Einladungsübersicht
Als Organisator:in können Sie jederzeit in den Termindetails auf einen Blick sehen, wie viele Personen einen Termin angenommen haben:
Wenn Sie eine Einladung ablehnen, erscheint der Termin nicht weiter in Ihrem Kalender.
Mit Klick auf Alle Einladungen anzeigen erhalten Sie eine detaillierte Übersicht. Hier erkennen Sie personengenau wie die Einladungen beantwortet wurden:
6. Einladungen ändern, erweitern und wieder zurückziehen
Wenn Sie einen Termin mit Einladungen bearbeiten, sehen Sie den aktuellen Status der jeweiligen Personen zu den Einladungen.
Hier können Sie mit Klick auf das PLUS + weitere Personen einladen. Auch ist es möglich bereits versendete Einladungen wieder zurückzuziehen.
Änderungen an Einladungen werden auch hier wieder erst beim Speichern des Termins vorgenommen.
Zusammenfassung
In diesem Abschnitt haben Sie eine Übersicht über die Möglichkeiten von Einladungen im Kalender bekommen.