Einrichtung

Wer kann einen Sprechtag anlegen?

Nur Administrator*innen (siehe Sprechtag anlegen).

Kann ein Sprechtag an mehreren Tagen stattfinden?

Ja. Legen Sie dazu mehrere Sprechtagsabschnitte mit unterschiedlichem Datum an (siehe Schritt 1: Allgemeine Informationen). Wir empfehlen auch dringend einzelne Abschnitte für Vormittag und Nachmittag zu wählen bzw. falls Sie eine geplante Pause dazwischen haben, diese durch Abschnitte zu trennen. Dies stellt sicher, dass auch keine irrtümlichen Termine in Pausen gelegt werden können (z.B. falls die Pause erst später eingetragen wird)

Warum kann ich einen Sprechtag nicht mehr bearbeiten?

Sobald Termine angelegt wurden oder die 1. Anmeldephase begonnen hat, sind Dauer der Zeitblöcke, Online-Einstellung, Abschnitte und Anmeldephasen festgelegt. Sie können den Sprechtag dann nur noch löschen,  neu anlegen oder duplizieren (siehe Sprechtag bearbeiten, duplizieren oder löschen).

Wie funktioniert ein Online-Sprechtag?

Aktivieren Sie beim Anlegen die Option Online-Sprechtag. Es werden dann keine Räume benötigt. Stattdessen hinterlegen die Administration oder die Lehrkräfte in jedem Termin einen Meeting-Link. Bei einem Online-Sprechtag gibt es keine Terminlisten zum Ausdrucken.

Kann ich einen Sprechtag veröffentlichen, bevor alle Räume zugeordnet sind?

Ja. Räume können während der Phase Verwaltung LK von den Lehrkräften gewählt oder von Ihnen zugewiesen werden. Lehrkräfte und Administration werden an fehlende Räume erinnert. Beachten Sie aber: Ab der 2. Anmeldephase können Erziehungsberechtigte auch bei Lehrkräften ohne Raum buchen. Sie sehen dann „Unbekannter Raum“. Ordnen Sie deshalb alle Räume vor Beginn der 1. Anmeldephase zu (siehe Raum zuweisen).

Wie verhindere ich, dass ein Kind zu viele Termine bei einer Lehrkraft belegt?

Legen Sie in den Buchungsregeln einen Wert für Maximale Zeitblöcke pro Schüler*innen pro Lehrkraft fest (siehe Schritt 3: Buchungsregeln und Rechte). Abgesagte Termine zählen dabei nicht.

Termine und Einladungen

Was ist der Unterschied zwischen einer Einladung und einem Termin?

Für Lehrkräfte:

• Einladung senden: Sie bitten die Erziehungsberechtigten, selbst einen passenden Termin bei Ihnen zu buchen. Die Einladung hat keine feste Uhrzeit und gilt für den ganzen Sprechtag.
• Termin buchen: Sie legen die Uhrzeit selbst fest und wählen eine Verbindlichkeit. Die Erziehungsberechtigten müssen den Termin annehmen. Bis dahin ist er nicht bestätigt.

Für Erziehungsberechtigte:

• Einladung: Sie wählen die Uhrzeit selbst aus den freien Zeiten der Lehrkraft und klicken auf Termin buchen. Der Termin ist danach sofort bestätigt.
• Terminanfrage: Die Lehrkraft hat die Uhrzeit bereits festgelegt. Sie entscheiden nur mit Annehmen oder Ablehnen.

In beiden Fällen dürfen die Erziehungsberechtigten bereits in der priorisierten 1. Anmeldephase reagieren.

Wann sehen Erziehungsberechtigte den Sprechtag?

• Im Entwurf und in der Phase Verwaltung LK: gar nicht.
• In der 1. Anmeldephase und der Pause danach: nur, wenn sie eine Einladung oder eine Terminanfrage erhalten haben.
• Ab der 2. Anmeldephase: alle Erziehungsberechtigten, bis der Sprechtag abgeschlossen ist.

Können Erziehungsberechtigte ohne WebUntis-Zugang einen Termin bekommen?

Ja. Erziehungsberechtigte ohne WebUntis-Zugang können einen Termin auf zwei Wegen vereinbaren:

• Direkt bei der Lehrkraft: Hat die Administration für den Sprechtag die Berechtigung Termine für Erziehungsberechtigte buchen aktiviert, tragen Lehrkräfte den Termin zum Beispiel nach telefonischer Absprache für die Erziehungsberechtigten ein (siehe Termin vorschlagen).
• Über das Schulbüro: Administrative Kräfte mit WebUntis-Zugang und den entsprechenden Rechten buchen den Termin im Namen der Lehrkraft für die Erziehungsberechtigten (siehe Termine, Einladungen und Abwesenheiten anlegen).

Welcher Weg an Ihrer Schule möglich ist, legt die Administration in den Rechten des Sprechtags fest.

Warum sehen Erziehungsberechtigte meinen Terminvorschlag noch nicht?

Termine, die während der Phase Verwaltung LK angelegt werden, haben den Status Terminiert. Sie werden den Erziehungsberechtigten erst mit Beginn der 1. Anmeldephase angezeigt und wechseln dann auf Versendet.

Warum werden keine freien Zeiten angezeigt?

Mögliche Gründe:

• Alle Zeitblöcke der Lehrkraft in diesem Abschnitt sind bereits belegt.
• Die Lehrkraft ist in diesem Zeitraum abwesend.
• Die Buchungsregeln (Pausen, gesperrte Zeitblöcke, maximale Zeitblöcke pro Schüler*in) lassen keinen weiteren Termin zu.
• Die Anmeldephase ist beendet oder gerade pausiert (zwischen 1. und 2. Anmeldephase).

Was passiert mit Terminen, wenn eine Lehrkraft abwesend ist?

Termine, die die Lehrkraft organisiert hat und die sich mit der Abwesenheit überschneiden, werden automatisch abgesagt und die Teilnehmenden benachrichtigt. Ist die Lehrkraft nur als weitere Lehrkraft eingetragen, bleibt der Termin bestehen.

Was passiert mit meinem Termin, wenn die Lehrkraft abwesend ist?

Als Erziehungsberechtigte*r werden Sie benachrichtigt, dass Ihr Termin abgesagt wurde. Unter Meine Termine wird er nicht mehr als bestätigt geführt. Sind bei der Lehrkraft noch Zeiten frei und läuft die Anmeldephase noch, können Sie einen neuen Termin buchen.

Erscheinen die Termine im Kalender?

Ja. Termine werden in den WebUntis-Kalender der Teilnehmenden übernommen. [PRÜFEN: Bezeichnung und Ort des Kalenders in WebUntis / Untis Mobile]

Wann werden Benachrichtigungen verschickt?

• An alle Lehrkräfte der Schule, wenn ein Sprechtag veröffentlicht wurde
• An Lehrkräfte ohne Raum 28, 21, 14, 7, 2 und 1 Tag vor Beginn der 1. Anmeldephase, an die Administration 7, 2 und 1 Tag vorher.
• An Erziehungsberechtigte, wenn sie eine Einladung oder eine Terminanfrage erhalten und frühestens mit Beginn der 1. Anmeldephase.
• An Erziehungsberechtigte mit ungenutzter Einladung zu Beginn der 2. Anmeldephase.
• An die Lehrkraft, wenn ein Termin gebucht oder angenommen wurde.
• An die Teilnehmenden, wenn sich Uhrzeit oder Meeting-Link eines Termins ändern, sie hinzugefügt oder entfernt werden oder der Termin abgesagt wird.

Allgemein

Können Schüler*innen den Sprechtag sehen?

Nein. Sprechtag steht Administrator*innen, Lehrkräften, Erziehungsberechtigten und Ausbildungsbeauftragten zur Verfügung. Schüler*innen werden nur als Bezug im Termin angegeben.

Warum wird bei einem Termin „Unbekannt“ angezeigt?

Die Person ist nicht mehr mit der Lehrkraft bzw. mit Ihrem Kind verknüpft, zum Beispiel nach einem Klassen- oder Lehrkraftwechsel, oder wurde in WebUntis entfernt. Entfernen Sie die Person aus dem Termin, um Änderungen speichern zu können.

Kann ich den Sprechtag auch am Smartphone verwenden?

Ja. Lehrkräfte und Erziehungsberechtigte können Sprechtag auch am Smartphone verwenden. Erziehungsberechtigte buchen ihre Termine bequem über Untis Mobile oder im Browser.