Sprechtag
Mit Sprechtag planen und organisieren Schulen ihre Sprechtage digital, von der Einrichtung durch die Administration über die Vorbereitung durch die Lehrkräfte, bis zur Terminbuchung durch die Erziehungsberechtigten.
Flexible Buchungsregeln, priorisierte Anmeldephasen und eine bequeme Terminbuchung erleichtern die Planung für alle Beteiligten:
1. Anlegen eines neuen Sprechtags durch die Administration
Um einen Sprechtag in Untis abzubilden, muss dieser durch die Adminstration konfiguriert werden (Bezeichnungen, Datum, Dauer der Zeitslots, Anmeldephasen, Buchungsregeln etc.)
Sie können entweder einen neuen Sprechtag anlegen oder einen bereits bestehenden (z.B. vom Vorjahr) duplizieren und dort die neuen Daten sowie etwaige Änderungen vornehmen.
Mehr dazu finden Sie hier.
2. Verwaltung des Sprechtags durch Lehkräfte / Administration (Raumzuordnung, Abwesenheitsverwaltung, optionale Terminerfassung, Einladungsversand)
Je nach Rechtevergabe führen die Lehrkräfte bzw. die Administration die Raumzuordnung durch, erfassen zuvor bekannte Abwesenheiten und können Erziehungsberechtigte/Ausbildungsbeautragte einladen bzw. direkt einen Termin für diese anlegen (z.B. nach telefonischer Vereinbarung).
Mehr dazu finden Sie hier (für die Administration) bzw. hier (für Lehrkräfte).
3. Anmeldung durch die Erziehungsberechtigten/Ausbildungsbeauftragten
Die Erziehungsberechtigten/Ausbildungsbeauftragten können sich innerhalb der Anmeldephase eigenständig zu Terminen einbuchen. Personen, die vorgeladen wurden, haben in der vorgelagerten Buchungsphase vor allen anderen Zugriff zur Anmeldung.
Mehr dazu finden Sie hier.
4. Sprechtag findet statt (vor Ort oder online)
Der Sprechtag wird abgehalten - alle Beteiligten haben Zugriff auf ihre Terminliste und werden im Falle von Terminabsagen (z.B. aufgrund von Krankheit) benachrichtigt.
Sprechtag übernimmt Lehrrkräfte, Schüler*innen, Erziehungsberechtigte, Räume und Abwesenheiten aus WebUntis. Lehrkräfte können nur mit Schüler*innen, die sie im Schuljahr des Sprechtags unterrichten, und deren Erziehungsberechtigten Termine vereinbaren.
Sprechtag aktivieren
Die Sprechtag-Applikation wird vom Administrator über den App Store aktiviert - sobald die Aktivierung abgeschlossen ist der entsprechende Menüpunkt auf der Seitenleiste für Administration und Lehrkräfte ersichtlich.
Ablauf eines Sprechtag
Ein Sprechtag durchläuft nacheinander mehrere Phasen. Sobald eine Phase beendet ist, startet automatisch die nächste Phase. Die Zeiträume legen Sie als Administrator*in beim Anlegen des Sprechtags fest. Den aktuellen Status sehen Sie auf der Karte des Sprechtags.
| Status | Was passiert in dieser Phase? |
|---|---|
| Entwurf | Der Sprechtag ist angelegt, aber noch nicht veröffentlicht. Nur die Administration sieht ihn und kann ihn jederzeit bearbeiten. |
| Verwaltung LK | Der Sprechtag ist veröffentlicht. Lehrkräfte bestätigen ihre Räume, tragen Abwesenheiten ein, senden Einladungen und schlagen Termine vor. Erziehungsberechtigte sehen den Sprechtag noch nicht. |
| 1. Anmeldephase | Priorisierte Phase: Nur eingeladene Erziehungsberechtigte buchen Termine bzw. nehmen Terminvorschläge an. Lehrkräfte können weiterhin Termine koordinieren. |
| 1. Anmeldephase beendet | Pause bis zur allgemeinen Anmeldephase. Es können keine Einladungen verschickt werden. Erziehungsberechtigte können nur Termine aus bestehenden Einladungen buchen sowie bestehende Termine bestätigen oder absagen. |
| 2. Anmeldephase | Allgemeine Phase: Alle Erziehungsberechtigten können selbst Termine bei den Lehrkräfte ihrer Kinder buchen. |
| Anmeldung geschlossen | Es können keine neuen Termine mehr gebucht oder bestehende verschoben werden. Absagen sind weiterhin möglich. |
| In Durchführung | Der Sprechtag findet gerade statt. |
| Abgeschlossen | Der Sprechtag ist beendet und archiviert. Terminvorschläge, die bis dahin nicht beantwortet wurden, werden automatisch abgesagt. |
Eine Erklärung aller Phasen finden Sie direkt auf der Sprechtag Seite durch das Klicken auf das "Info"-Symbol