Sobald die Administration einen Sprechtag veröffentlicht hat, werden Lehrkräfte über das Mitteilungssystem darüber benachrichtigt.
Navigieren Sie über das Menü zu "Sprechtag", im Anschluss kommen Sie zur Übersichtsseite der Sprechtage.
Durch das Klicken auf das Kärtchen des entsprechenden Sprechtages z.B.: "Sprechtag Frühjahr 2027" gelangen Sie zu Ihren Terminen, dort sehen Sie pro Abschnitt den Raum, Termine und Ihre Abwesenheiten.
Welche der folgenden Aktionen Sie ausführen können, legt die Administration für jeden Sprechtag fest. Fehlt Ihnen eine Berechtigung, ist die Aktion ausgegraut bzw. Sie sehen den Hinweis "Verwaltungsrechte"
Raum wählen
Wählen Sie für jeden Abschnitt im Feld "Gebäude | Raum" den Raum aus, in dem Sie die Gespräche führen. Die Auswahl wird sofort gespeichert.
Bei "Online-Sprechtagen" ist die Funktion der Raumwahl nicht verfügbar, stattdessen wird der Meeting-Link direkt bei der Terminbuchung eingetragen.
Wählen Sie Ihren Raum möglichst vor Beginn der 1. Anmeldephase, damit Erziehungsberechtigte wissen, wo das Gespräch stattfindet. Solange der Raum fehlt, werden Sie regelmäßig daran erinnert. Dürfen Sie Ihren Raum nicht selbst wählen und wurde Ihnen noch keiner zugewiesen, sehen Sie den Hinweis Unvollständige Raumzuweisung und können in diesem Abschnitt keine Termine anlegen. Wenden Sie sich dann an die Administration. Bei einem Online-Sprechtag ist kein Raum nötig.
Erziehungsberechtigte einladen
Mit einer Einladung fordern Sie Erziehungsberechtigte oder Ausbildungsbeauftragte auf, selbst einen Termin bei Ihnen zu buchen. Die Einladung gilt für den gesamten Sprechtag und hat keine feste Uhrzeit. Eingeladene Erziehungsberechtigte dürfen bereits in der 1. Anmeldephase buchen.
- Klicken Sie bei einem Abschnitt auf + (1) und wählen Sie Einladung senden.
- Wählen Sie unter Erziehungsberechtigte*r (2) die Empfänger*innen aus. Zusammengehörige Personen, zum Beispiel beide Elternteile, erhalten eine gemeinsame Einladung.
- Wählen Sie bei Bedarf unter Schüler*innen (optional) (3) aus, um welches Kind es geht.
- Ergänzen Sie bei Bedarf unter Anmerkungen (optional) (4) einen Hinweis.
- Klicken Sie auf Einladung senden (5).
Pro Sprechtag kann jede*r Erziehungsberechtigte von Ihnen nur eine Einladung erhalten. Mit dem ersten gebuchten Termin ist die Einladung verbraucht.
Wann Sie Einladungen senden können und wann die Erziehungsberechtigten davon erfahren:
| Phase | Einladung senden | Erziehungsberechtigte werden benachrichtigt … |
|---|---|---|
| Verwaltung LK | möglich | erst mit Beginn der 1. Anmeldephase. |
| 1. Anmeldephase | möglich | sofort. |
| 1. Anmeldephase beendet | nicht möglich | – |
| 2. Anmeldephase | möglich | sofort. |
| ab Anmeldung geschlossen | nicht möglich | – |
Erziehungsberechtigte, die ihre Einladung noch nicht genutzt haben, werden zu Beginn der 2. Anmeldephase erneut erinnert. Einladungen, aus denen bis zum Ende der Anmeldung kein Termin gebucht wurde, verfallen automatisch.
Termin buchen
Mit "Termin buchen" tragen Sie einen Termin mit fester Uhrzeit für Erziehungsberechtigte oder Ausbildungsbeauftragte ein, zum Beispiel nach telefonischer Absprache. Die Erziehungsberechtigten erhalten den Termin als Terminanfrage und können ihn annehmen oder ablehnen.
- Klicken Sie beim gewünschten Abschnitt auf "+" (1) und wählen Sie "Termin buchen".
- Wählen Sie unter "Schüler*innen" (2) das Kind und unter "Erziehungsberechtigte*r" (3) die Teilnehmenden aus.
- Fügen Sie bei Bedarf unter "Weitere Lehrkraft (optional)" (4) Kolleg*innen hinzu, die am Gespräch teilnehmen.
- Wählen Sie "Startzeit"(5) und Endzeit. Angeboten werden nur Zeiten, die für alle Teilnehmenden frei sind. Ein Termin kann auch mehrere Zeitblöcke umfassen.
- Wählen Sie die Verbindlichkeit (6):
- Unverbindlich: freiwilliges Gesprächsangebot.
- Erwünscht: dringende Empfehlung, die den Eltern in der 1. Anmeldephase priorisiert als Anfrage angezeigt wird.
- Verpflichtend: verbindliches Gespräch, zum Beispiel bei Gefährdung. Es wird den Eltern in der 1. Anmeldephase als priorisierte Pflichtanfrage angezeigt.
- Ergänzen Sie bei Bedarf "Anmerkungen (optional)" und klicken Sie auf "Termin buchen" (7).
Bei Online-Sprechtagen erscheint ein weiteres Feld mit dem Namen "Meeting-Link". Hier muss für jeden Termin ein gültiger Link eingegeben werden. Dieser Link wird im Anschluss an die Erziehungsberechtigten übermittel, sodass diese über den Termin direkt in das Online Meeting beitreten können.
Den Stand Ihrer Terminanfragen erkennen Sie am Status des Termins:
- Terminiert: Der Termin ist eingetragen. Die Erziehungsberechtigten sehen ihn erst ab Beginn der 1. Anmeldephase.
- Versendet: Die Erziehungsberechtigten wurden benachrichtigt, haben aber noch nicht geantwortet.
- Akzeptiert: Die Erziehungsberechtigten haben den Termin angenommen.
- Abgesagt: Der Termin wurde abgelehnt oder abgesagt. Den Grund sehen Sie in den Termindetails, falls einer angegeben wurde.
Sie können nur Termine mit Schüler*innen vereinbaren, die Sie im Schuljahr des Sprechtags unterrichten, und mit deren Erziehungsberechtigten. Bei einem Online-Sprechtag fügen Sie im Termin zusätzlich einen Meeting-Link ein, zum Beispiel für Teams, Zoom oder Webex.
Abwesenheit eintragen
Mit einer Abwesenheit sperren Sie Zeitblöcke, zum Beispiel für eine Pause oder einen anderen Termin. In diesem Zeitraum können keine Termine bei Ihnen gebucht werden.
Sie können eigene Abwesenheiten eintragen, wenn die Administration die Berechtigung Abwesenheiten eintragen aktiviert hat. Das ist ab der Phase Verwaltung LK bis zum Ende des Sprechtags möglich, also auch noch am Sprechtag selbst. Abwesenheiten für andere Lehrer*innen kann nur die Administration eintragen.
- Klicken Sie beim gewünschten Abschnitt auf "+" (1) und wählen Sie Abwesenheit eintragen.
- Wählen Sie Start- und Endzeit(2).
- Geben Sie bei Bedarf unter "Anmerkungen" (3) einen Grund ein, zum Beispiel: Förderunterricht.
- Klicken Sie auf "Abwesenheit speichern" (4).
Eine eingetragene Abwesenheit öffnen Sie durch Anklicken auf das "Stift"-Symbol. Dort kann die Abwesenheit bearbeitet werden. Löschung über Vertretungsplanung?
Ihre Abwesenheit wird als Abwesenheit in WebUntis gespeichert. Umgekehrt werden Abwesenheiten aus WebUntis, zum Beispiel Krankmeldungen, automatisch übernommen. Überschneidet sich die neue Abwesenheit mit einer bereits bestehenden Abwesenheit in WebUntis, kann sie nicht gespeichert werden.
Was passiert mit bereits vereinbarten Terminen?
Sind Sie nur einen Teil des Sprechtags abwesend, gilt:
- Abgesagt werden nur die Termine, die sich zeitlich mit der Abwesenheit überschneiden. Ein Termin, der genau dann endet, wenn die Abwesenheit beginnt (oder genau dann beginnt, wenn sie endet), bleibt bestehen.
- Abgesagt werden nur Termine, die Sie selbst organisiert haben. Sind Sie bei einem Termin nur als weitere Lehrkraft eingetragen, bleibt der Termin bestehen.
- Die Erziehungsberechtigten werden über die Absage automatisch benachrichtigt.
- Die Zeitblöcke während der Abwesenheit können nicht mehr gebucht werden. Ihre übrigen Termine bleiben unverändert.
Termine bearbeiten und absagen
- Klicken Sie auf den gewünschten Termin. Die Termindetails öffnen sich.
- Ändern Sie zum Beispiel die Uhrzeit, die Teilnehmenden oder die Anmerkungen und klicken Sie im Anschluss auf "Änderungen speichern".
- Um den Termin abzusagen, klicken Sie auf das "Löschen"-Symbol und bestätigen Sie die Abfrage "Termin absagen". Der abgesagte Termin steht weiterhin in der Liste mit dem Status "Abgesagt".
Ändert sich die Uhrzeit oder der Meeting-Link, oder wird der Termin abgesagt, werden die Teilnehmenden automatisch benachrichtigt. Eine Absage kann nicht rückgängig gemacht werden.
Steht im Termin eine Person als Unbekannt, gehört sie in diesem Schuljahr nicht mehr zu Ihren Schüler*innen bzw. deren Erziehungsberechtigten oder wurde in WebUntis entfernt. Entfernen Sie diese Person, um Änderungen speichern zu können.
Terminliste drucken
Für einen Sprechtag vor Ort können Sie eine Terminübersicht für die Raumtür ausdrucken. Darauf sehen Sie pro Abschnitt, welche Zeitblöcke belegt und welche noch frei sind. So können sich zum Beispiel Erziehungsberechtigte ohne Termin vor Ort mit Bleistift in einen freien Zeitblock eintragen.
- Öffnen Sie den Sprechtag.
Klicken Sie auf auf das "Druck"-Symbol. Im Anschluss wird ein PDF generiert mit der Terminübersicht.
Aus Datenschutzgründen enthält der Ausdruck keine Namen der Teilnehmenden. Belegte Zeitblöcke sind als nicht verfügbar gekennzeichnet. Administrator*innen können die Terminlisten für alle Lehrkräfte auf einmal drucken. Bei einem Online-Sprechtag gibt es keinen Ausdruck.