Die Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch die Aktivierung und Erstellung eines Sprechtags, die Festlegung der Anmeldephasen sowie die Konfiguration der Buchungsregeln und Berechtigungen. Darüber hinaus erfahren Sie, wie Sie Sprechtage veröffentlichen, Räume und Termine verwalten und bestehende Sprechtage bearbeiten oder löschen.
Der Artikel ist in folgende Abschnitte gegliedert:
- Sprechtag aktivieren
- Sprechtag anlegen
- Sprechtag veröffentlichen
- Räume und Termine der Lehrkräfte verwalten
- Sprechtag bearbeiten, duplizieren oder löschen
- Termine während der Anmeldephasen verwalten
Sprechtag aktivieren
Die Sprechtag-Applikation kann vom Administrator über den App Store aktiviert werden - sobald die Aktivierung abgeschlossen ist der entsprechende Menüpunkt auf der Seitenleiste ersichtlich.
Sprechtage können nur von Administrator*innen angelegt, konfiguriert, veröffentlicht und gelöscht werden. Auf der Seite "Sprechtage" sehen Sie alle Sprechtage Ihrer Schule. Jedes "Kärtchen" zeigt auf einen Blick:
- den Namen des Sprechtags,
- das Datum des Sprechtags,
- den Zeitraum der Anmeldung,
- den aktuellen Status, zum Beispiel "Entwurf" oder "In Durchführung".
Sprechtag anlegen
- Öffnen Sie "Sprechtag" über die Menüleiste
- Klicken Sie auf Neuer Sprechtag (1). Das Fenster "Schuljahr auswählen" öffnet sich.
- Wählen Sie das Schuljahr (2) aus und klicken Sie auf "Sprechtag anlegen" (3).
Die Konfigurationsseite öffnet sich - diese führt Sie in drei Schritten durch die Einstellungen:
- Allgemeine Informationen
- Zeiträume festlegen und
- Buchungsregeln und Rechte.
Das Schuljahr kann nach dem Anlegen nicht mehr geändert werden. Es bestimmt unter anderem, welche Schüler*innen den Lehrkräfte zugeordnet sind.
Ihre Eingaben werden laufend gespeichert. Mit "Als Entwurf speichern" können Sie die Konfiguration jederzeit unterbrechen und später fortsetzen.
Schritt 1: Allgemeine Informationen
- Geben Sie unter Sprechtagsname (1) eine Bezeichnung ein, zum Beispiel "Sprechtag Frühjahr 2027" (maximal 80 Zeichen).
- Legen Sie unter Dauer der Zeitblöcke (2) fest, wie viele Minuten ein einzelner Termin dauert, zum Beispiel 10 Minuten. Diese Dauer gilt als einheitliche Taktung für den gesamten Sprechtag.
- Findet der Sprechtag online statt, aktivieren Sie den Schieberegler (3) bei "Online-Sprechtag". Eine Raumbuchung ist dann nicht mehr möglich. Findet der Sprechtag lokal (in den Räumen der Schule) statt, lassen Sie den Schiebereger ausgeschalten.
- Klicken Sie auf "Weiter"
Schritt 2: Zeiträume festlegen (Anmeldephasen)
Gliedern Sie den Sprechtag unter "Sprechtag in Abschnitte gliedern" (1) in einen oder mehrere Abschnitte. Geben Sie für jeden Abschnitt optional einen Abschnittsnamen sowie das Datum, die Startzeit und die Endzeit ein. Weitere Abschnitte fügen Sie über "+ Sprechtagsabschnitt" (2) hinzu, nicht benötigte Abschnitte entfernen Sie über das "Löschen"-Symbol.
Tipp
Mit Abschnitten bilden Sie zum Beispiel einen Sprechtag ab, der an zwei Nachmittagen stattfindet, oder Sie teilen einen langen Tag in Vormittag und Nachmittag. Abschnitte müssen im Schuljahr des Sprechtags liegen und dürfen sich zeitlich nicht überschneiden.
Mit zwei Anmeldephasen geben Sie die Termine gestaffelt frei. So können dringende Gespräche Vorrang erhalten, bevor alle Erziehungsberechtigten buchen.
- Priorisierte Anmeldephase: Hier buchen ausschließlich Erziehungsberechtigte, die von einer Lehrkraft eingeladen wurden oder einen Terminvorschlag erhalten haben.
- Allgemeine Anmeldephase: Alle verbleibenden Termine werden für alle Erziehungsberechtigten freigegeben.
- Geben Sie für die 1. Priorisierte Anmeldephase (1) Startdatum, Startzeit, Enddatum und Endzeit ein.
- Geben Sie genauso die Zeiten für die 2. Allgemeine Anmeldephase (2) ein.
- Klicken Sie auf "Weiter" (3).
Beide Anmeldephasen müssen vor dem ersten Sprechtagsabschnitt enden und dürfen sich nicht überschneiden. Legen Sie deshalb zuerst in Schritt 1 mindestens einen vollständigen Abschnitt mit Datum, Start- und Endzeit an. Lehrkräfte können in allen Phasen Termine für Erziehungsberechtigte verwalten.
Der Zeitraum zwischen dem Veröffentlichen und dem Start der 1. Anmeldephase ist die Phase "Verwaltung LK". Planen Sie diese ausreichend lang ein, damit die Lehrkräfte ihre Räume wählen und Einladungen verschicken können.
Schritt 3: Buchungsregeln und Rechte
Unter "Berechtigungen für Lehrkräfte" legen Sie fest, was Lehrkräfte für diesen Sprechtag selbst verwalten dürfen. Alle Optionen sind standardmäßig aktiviert:
- Eigene Räume wählen: Lehrkräfte legen ihren Raum für den Sprechtag selbst fest.
- Abwesenheiten eintragen: Lehrkräfte erfassen eigene Abwesenheiten oder Pausen für den Sprechtag.
- Bestehende Termine bearbeiten & absagen: Lehrkräfte dürfen bereits erstellte oder gebuchte Termine, auch solche der Administration, verschieben, anpassen oder absagen.
-
Termine für Erziehungsberechtigte buchen: Lehrkräfte dürfen Termine mit festem Zeitpunkt direkt für Erziehungsberechtigte anlegen, zum Beispiel nach telefonischer Absprache.
Unter "Buchungsregeln" legen Sie optional zeitliche Grenzen fest:
- Zeitblöcke am Stück bis zur Pause: Nach so vielen aufeinanderfolgenden Terminen wird für die Lehrkraft automatisch ein freier Zeitblock als Pause eingeplant.
- Maximale Zeitblöcke pro Schüler*innen pro Lehrkraft: So viele Zeitblöcke dürfen für eine*n Schüler*in bei einer einzelnen Lehrkraft höchstens gebucht werden.
- Anzahl gesperrter Zeitblöcke zwischen zwei Terminen: So viele Zeitblöcke bleiben zwischen zwei Terminen frei, damit Erziehungsberechtigte genug Zeit für einen Raumwechsel haben.
Sprechtag veröffentlichen
- Prüfen Sie Ihre Einstellungen in allen drei Schritten.
- Klicken Sie auf Veröffentlichen.
Der Sprechtag wechselt in die Phase Verwaltung Lehrkraft. Die Lehrkräfte werden benachrichtigt und können mit der Vorbereitung beginnen. Alle weiteren Phasen starten automatisch zu den von Ihnen festgelegten Zeitpunkten.
Räume und Termine der Lehrkräfte verwalten
Klicken Sie auf das "Kästchen" eines veröffentlichten Sprechtags. Im Bereich "Verwaltung" sehen Sie für jede Lehrkraft den Raum, die Termine und die Abwesenheiten.
- Über das Feld "Lehrkräfte suchen" (1) finden Sie einzelne Lehrkräfte.
- Mit den Filtern "Alle" (2), "Kein Raum"(3) und "Keine Termine"(4) sehen Sie zum Beispiel schnell, welchen Lehrkräften noch ein Raum fehlt.
Raum zuweisen
Wählen Sie bei der gewünschten Lehrkraft in der Detailansicht den Raum über "Gebäude | Raum" aus. Die Auswahl wird sofort gespeichert. Die Räume werden aus WebUntis übernommen.
Ein Sprechtag kann auch ohne Räume veröffentlicht werden, und Erziehungsberechtigte können ab der 2. Anmeldephase auch bei Lehrkräfte ohne Raum buchen. Im Termin steht dann „Unbekannter Raum“, auf dem Ausdruck „Kein Raum zugewiesen“. Ordnen Sie deshalb alle Räume vor Beginn der 1. Anmeldephase zu. Lehrkräfte ohne Raum werden 28, 21, 14, 7, 2 und 1 Tag vor Beginn der 1. Anmeldephase daran erinnert, die Administration 7, 2 und 1 Tag vorher.
Die Funktion der Raumzuweisung ist bei Online-Sprechtagen nicht aktiv, da kein tatsächlicher Raum genutzt wird.
Termine, Einladungen und Abwesenheiten anlegen
Als Administrator*in können Sie für jede Lehrkraft dieselben Aktionen ausführen wie die Lehrkraft selbst. Klicken Sie dazu beim gewünschten Abschnitt der Lehrkraft auf "+" und wählen Sie "Einladung senden", "Termin buchen" oder "Abwesenheit eintragen". Der Termin bzw. die Einladung wird im Namen der Lehrkraft angelegt.
Den genauen Workflow der Einladungen und Terminbuchung lesen Sie in diesem Artikel.
Abwesenheiten der Lehrkräfte verwalten
Als Administrator*in können Sie für jede Lehrkraft Abwesenheiten eintragen, bearbeiten und löschen, und zwar unabhängig von den Berechtigungen der Lehrkräfte und in jeder Phase außer in "Abgeschlossen"
- Klicken Sie bei der gewünschten Lehrkraft und dem Abschnitt auf "+" und wählen Sie "Abwesenheit eintragen".
- Wählen Sie Start- und Endzeit, ergänzen Sie bei Bedarf Anmerkungen und klicken Sie auf "Abwesenheit speichern".
- Eine bestehende Abwesenheit kann über das "Bearbeiten" Symbol (1) geöffnet werden, um bearbeitet zu werden.
Abwesenheiten, die im Sprechtag eingetragen werden, werden als Lehrkraftabwesenheit gespeichert. Umgekehrt werden Abwesenheiten aus WebUntis, zum Beispiel Krankmeldungen, automatisch in den Sprechtag übernommen. Überschneidet sich eine neue Abwesenheit mit einer bereits bestehenden Abwesenheit der Lehrkraft, kann sie nicht gespeichert werden.
Sprechtag bearbeiten, duplizieren oder löschen
Einzelne Sprechtage können auf der Übersichtsseite bearbeitet, dupliziert oder gelöscht werden.
- Bearbeiten: Öffnet die Konfiguration erneut. Ein bereits veröffentlichter Sprechtag wird dazu wieder zum Entwurf. Das ist nur möglich, solange noch keine Termine angelegt wurden und die 1. Anmeldephase noch nicht begonnen hat.
- Duplizieren: Legt eine Kopie des Sprechtags an, zum Beispiel für den nächsten Sprechtag oder das nächste Schuljahr.
- Löschen: Löscht den Sprechtag nach einer Sicherheitsabfrage unwiderruflich.
Wird ein bereits veröffentlichter Sprechtag gelöscht, gehen alle Einstellungen und gebuchten Termine unwiderruflich verloren. Die betroffenen Personen werden über die Absage benachrichtigt. Hat die Anmeldung bereits begonnen, können Sie den Sprechtag nicht mehr bearbeiten, sondern nur noch löschen, neu anlegen oder duplizieren.
Termine während der Anmeldephasen verwalten
Auch nach der Buchung können Termine noch geändert oder abgesagt werden. Wer was darf, hängt von der Rolle und der Phase ab:
| Rolle | Möglichkeiten |
|---|---|
| Administrator*innen | Termine aller Lehrkräfte jederzeit bearbeiten (Uhrzeit, Teilnehmende, Anmerkungen, Meeting-Link) oder absagen. |
| Lehrkräfte | Termine bearbeiten oder absagen, wenn die Berechtigung bestehende Termine bearbeiten & absagen aktiviert ist. Das gilt auch für Termine, die die Administration angelegt hat. |
| Erziehungsberechtigte | Uhrzeit und Teilnehmende eigener Termine in der 1. und 2. Anmeldephase ändern, nicht aber in der Pause dazwischen und nicht nach dem Ende der Anmeldung. Bestätigte Termine können sie bis zum Beginn des Termins absagen. |
Bei jeder Änderung von Uhrzeit oder Meeting-Link, beim Hinzufügen oder Entfernen von Teilnehmenden und bei einer Absage werden die Betroffenen automatisch benachrichtigt.