Unter Administration | Buchungsformate können Sie Buchungsformate für verschiedene Benutzergruppen definieren.
Mithilfe der Buchungsformate können Sie festlegen, welche Eingaben Benutzer*innen für die Buchung eines Raumes oder einer Aktivität tätigen müssen.
Die Buchungsformate können Sie anschließend unter Administration | Benutzergruppen | Benutzergruppe editieren (Bleistiftsymbol) pro Benutzergruppe vergeben.
Standardmäßig sind hier bereits zwei Buchungsformate vorhanden: Default und Simple Default.
Klicken Sie auf den Button Neu um ein neues Buchungsformat anzulegen oder auf Kopieren um ein bereits bestehendes zu kopieren und anschließend zu bearbeiten (Bleistiftsymbol).
Im oberen Bereich befinden sich die Einstellungsmöglichkeiten:
Buchungsstatus bestätigt vorgeben
Hierdurch werden die Buchungen automatisch bestätigt.
E-Mail-Benachrichtigung bei Statusänderung
Diese Option bewirkt, dass verantwortliche Benutzer*innen via E-Mail benachrichtigt werden sobald ein/e Administrator*in die Buchung beispielsweise bestätigt oder ablehnt.
Bestimmungsmerkmal für Aktivität erforderlich
Wenn dieses Häkchen aktiviert ist, muss der/die Benutzer*in bei der Buchung einer Aktivität die Art der Aktivität angeben. Beispielsweise Unterricht, Sprechstunde oder Bereitschaft.
Maximale Dauer für eine Aktivität [min]
Hiermit können Sie festlegen wie lange eine Aktivität maximal dauern darf.
Mithilfe der Zeitbeschränkungen können Sie die Zeiten für mögliche Buchungen einschränken.
Lehrkraft der Aktivität benachrichtigen
Hierdurch werden beim Buchen einer neuen Aktivität die eingetragenen Lehrpersonen automatisch benachrichtigt.
Im unteren Bereich Allgemein werden die Eingabemöglichkeiten vorgegeben.
Hier können Sie Felder hinzufügen oder entfernen. Felder, welche Sie hier aktivieren, sind anschließend für die betroffenen Benutzer*innen im Buchungsformular ersichtlich.
Wenn Sie beispielsweise beim Feld Lehrkräfte das Häkchen nur auf Anzeigen setzen, dann sieht die Lehrkraft beim Buchen das Feld Lehrkraft, kann es aber nicht editieren:
Wenn Sie zusätzlich auch Editierbar aktivieren, kann der/die Benutzer*in dadurch auch einen oder mehrere Lehrkräfte angeben:
Die zusätzliche Option Benutzer bewirkt, dass die Lehrkraft, welcher die Buchung vornimmt, im Feld Lehrkraft automatisch eingetragen wird:
Es können auch weitere Lehrkräfte eingetragen werden.
Sie können beispielsweise auch einstellen, dass nur die Lehrkraft eingetragen wird, welcher die Buchung vornimmt.
Mit dieser Einstellung wird der/die Benutzer*in selbst eingetragen und kann dies auch nicht überschreiben:
Bei manchen Feldern haben Sie zusätzlich die Möglichkeit auch einen Standardwert anzugeben. Dieser Wert ist dann im Buchungsformular der betroffenen Benutzergruppe vorausgefüllt.