Wenn Lehrkräfte aufgrund von Krankheit oder anderen Umständen ausfallen, stellt dies Schulen oft vor eine komplexe organisatorische Aufgabe. Die WebUntis-Vertretungsplanung unterstützt Sie dabei.
Bald wird die Vertretungsplanung nicht nur in WebUntis, sondern auch via Untis Mobile auf iOS und Android verfügbar sein.
Tipp: Spielwiese
Wenn Sie WebUntis bereits produktiv im Einsatz haben und die WebUntis Vertretungsplanung in der Beta-Phase testen wollen, so legen Sie zuerst eine Spielwiese (1:1-Kopie Ihrer Produktivdaten) an. In dieser können Sie völlig gefahrlos - ohne Ihre Echtdaten zu verändern - die Funktionen der Online-Vertretungsplanung ausprobieren.
Abwesenheiten
Der erste Schritt zum Vertretungsplan ist die Eingabe von Abwesenheiten. Diese können von der Verwaltung oder Schulleitung eingegeben werden. Je nach Einstellung können auch Lehrkräfte ihre eigenen Abwesenheiten eintragen.
Aktivitäten
Auch Aktivitäten (z.B. Exkursionen, zusätzliche Veranstaltungen an der Schule) können Vertretungsfälle auslösen. Es können sowohl Lehrkräfte, Räume als auch Klassen "überbucht" werden (siehe Mögliche Vertretungsfälle).
Offene Vertretung berechnen
Die Vertretungsplanung berechnet automatisch für jede Abwesenheit die daraus entstehenden offenen Vertretungen. Somit wissen Sie sofort, für welche Stunden Sie Lösungen finden müssen.
Vertretungen lösen
Die Vertretungsplanung schlägt Ihnen Lehrkräfte vor, die optimal in die Stunde passen. Diese Lehrkräfte haben Zeit und entsprechen verschiedenen Kriterien. Es gibt auch weitere Lösungsmöglichkeiten, wie beispielsweise die Stunde ausfallen zu lassen.
Ist durch eine Aktivität ein Raum "überbucht", können Sie einen Ersatzraum finden.
Sollte durch eine Aktivität eine Klasse "überbucht" sein, können Sie den ursprünglichen Unterricht entfallen lassen - die Räume und Lehrkräfte werden automatisch freigesetzt.
Lösungen veröffentlichen und Lehrkräfte benachrichtigen
Der letzte Schritt ist das Veröffentlichen der Vertretungen. Lehrkräfte bekommen Push-Benachrichtigungen auf ihr Handy und sehen die Änderungen in ihrem Stundenplan.
