WebUntis Volljährigkeits Service
Mit WebUntis Volljährigkeit können Schulen den Übergang von Schüler*innen in die Volljährigkeit verwalten. Das Modul erkennt betroffene Schüler*innen, führt die zuvor festgelegten Schritte durch und dokumentiert die durchgeführten Änderungen.
Nach der Verarbeitung werden die Schüler*innen und ihre Erziehungsberechtigten über WebUntis informiert. Volljährige Schüler*innen können anschließend selbst entscheiden, ob die bestehende Verknüpfung mit ihren Erziehungsberechtigten erhalten bleiben soll.
Das Modul ist Teil des WebUntis Grundpakets und steht daher allen Schulen, die WebUntis verwenden, ohne zusätzliche Kosten zur Verfügung.
In diesem Beitrag erfahren Sie,
- wie Sie das Modul Volljährigkeit aktivieren,
- welche Voraussetzungen für die Ersteinrichtung erfüllt sein müssen,
- wie Sie eine Benutzergruppe für volljährige Schüler*innen anlegen und deren Rechte festlegen,
- wie Sie zwischen der halbautomatischen und vollautomatischen Verarbeitung wählen,
- wie Sie ausstehende Schüler*innen bearbeiten und bereits durchgeführte Änderungen prüfen,
- wie Benachrichtigungen sowie die Verknüpfung mit Erziehungsberechtigten funktionieren,
- und Antworten auf die häufigst gestellten Fragen.
Das Alter für die Volljährigkeit ist derzeit fest auf 18 Jahre eingestellt und kann nicht geändert werden.
Volljährigkeit aktivieren
Das Modul wird über die Plattform-Administration aktiviert:
Wie diese Integration aktiviert wird, lesen Sie in diesem Artikel.
Voraussetzungen und Ersteinrichtung
Voraussetzungen
Bevor Sie das Modul konfigurieren, müssen die benötigten Benutzergruppen bereits in WebUntis vorhanden sein.
Beachten Sie dabei:
- In der Konfiguration werden nur Benutzergruppen angezeigt, denen bereits Schüler*innen zugeordnet sind.
- Legen Sie für volljährige Schüler*innen eine eigene Zielbenutzergruppe an, zum Beispiel **Schüler*innen Ü18**. Der Name der Zielbenutzergruppe kann frei gewählt werden.
- Ordnen Sie der neuen Benutzergruppe zunächst mindestens eine Testperson zu, damit die Gruppe in der Konfiguration ausgewählt werden kann.
- Prüfen Sie die Rechte der Zielbenutzergruppe vor dem produktiven Einsatz mit einem Testfall.
Benutzergruppe für volljährige Schüler*innen anlegen
Die Benutzerrechte in WebUntis sind immer an eine Benutzergruppe gebunden. Für volljährige Schüler*innen empfiehlt sich daher eine eigene Benutzergruppe.
- Öffnen Sie Administration > Rechte und Rollen.
- Wechseln Sie über Zum Expertenmodus wechseln in die erweiterte Ansicht.
- Legen Sie mit Neu (1) eine Benutzergruppe an.
- Vergeben Sie einen eindeutigen Namen (2), zum Beispiel "Schüler*innen Ü18", weisen Sie zumindest 1 Schüler*in zu (3), damit diese Benutzergruppe in der Konfiguration angezeigt wird. Klicken Sie auf Speichern (4).
- Öffnen Sie bei der neuen Benutzergruppe den Bereich Rechte (5) und passen Sie die Berechtigungen an.
Wenn die Rechte der neuen Benutzergruppe weitgehend der bestehenden Gruppe Schüler*innen entsprechen sollen, können Sie deren Rechtevergabe als Vorlage verwenden und einzelne Berechtigungen gezielt anpassen.
Welche Rechte volljährige Schüler*innen erhalten sollen, hängt von den Abläufen Ihrer Schule ab. Prüfen Sie daher die einzelnen Berechtigungen sorgfältig und passen Sie diese an die Anforderungen Ihrer Schule an.
Weitere Informationen finden Sie im HilfeCenter-Beitrag Wie arbeitet man mit Benutzerrechten in WebUntis?.
Modul konfigurieren
- Öffnen Sie in WebUntis Volljährigkeit > Konfiguration.
- Wählen Sie die bisherige Benutzergruppe der Schüler*innen aus.
- Ordnen Sie dieser die gewünschte Zielbenutzergruppe für volljährige Schüler*innen zu.
- Legen Sie fest, ob der Volljährigkeitsprozess halbautomatisch oder vollautomatisch durchgeführt werden soll.
- Speichern Sie die Konfiguration.
- Beachten Sie, dass auch bei Ersteinrichtung Schüler*innen immer um 00:00 Uhr vom System bearbeitet werden. Sie können alle Fenster schließen und sich ausloggen. Am nächsten Tag sehen Sie bei der Auswahl "Halbautomatisch" im Tab "ausstehende Schüler*innen" die Schüler*innen zur weiteren Administrierung.
Änderungen an der Konfiguration gelten nur für zukünftige Fälle und werden nicht rückwirkend angewendet.
Halbautomatische oder vollautomatische Verarbeitung
Halbautomatische Verarbeitung
Bei der halbautomatischen Variante erkennt WebUntis automatisch, welche Schüler*innen das 18. Lebensjahr erreicht haben. Die Verarbeitung wird jedoch erst gestartet, nachdem der Administrator die betroffenen Schüler*innen ausgewählt und die Aktion manuell ausgelöst hat. Zuvor beachten Sie bitte auch den Hinweis, dass erst um 00:00 Uhr Schüler*innen aufgelistet werden.
Die erkannten Schüler*innen werden unter **Volljährigkeit > Ausstehende Schüler*innen** angezeigt.
Vollautomatische Verarbeitung
Bei der vollautomatischen Variante führt WebUntis den Volljährigkeitsprozess selbstständig durch. Ein manuelles Eingreifen ist nicht erforderlich.
Die Verarbeitung erfolgt im Hintergrund um 00:00 Uhr. Das Fenster kann daher geschlossen und die Übersicht später erneut geöffnet werden. Bereits verarbeitete Schüler*innen finden Sie unter Volljährigkeit > Übersicht.
Ausstehende Schüler*innen bearbeiten
Bei der halbautomatischen Verarbeitung gehen Sie folgendermaßen vor:
- Öffnen Sie Volljährigkeit > Ausstehende Schüler*innen.
- Suchen Sie nach einzelnen Schüler*innen oder filtern Sie die Liste nach Klassen.
- Wählen Sie die gewünschten Schüler*innen aus.
- Klicken Sie in der eingeblendeten Aktionsleiste auf das Torten-Symbol, um die Verarbeitung zu starten.
Für die Mehrfachauswahl stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
- Die Checkbox in der Tabellenkopfzeile wählt nur die Einträge auf der aktuell angezeigten Seite aus.
- Mit Alle auswählen oberhalb der Tabelle wählen Sie alle ausstehenden Schüler*innen über sämtliche Seiten hinweg aus. Mit Auswahl für alle aufheben kann diese Auswahl wieder entfernt werden.
Bei einer großen Anzahl an Schüler*innen kann die Verarbeitung einige Zeit dauern. Sie können das Fenster währenddessen schließen. Die ausgewählten Schüler*innen werden im Hintergrund weiterverarbeitet und anschließend unter Übersicht aufgelistet.
Statusanzeigen
- Ausstehend: Für diese Person muss der Volljährigkeitsprozess noch durchgeführt werden.
- Fehlerhaft: Die Verarbeitung konnte nicht erfolgreich abgeschlossen werden. In diesem Fall wird zusätzlich eine Fehlermeldung angezeigt.
Verarbeitete Schüler*innen und Änderungen prüfen
Unter Volljährigkeit > Übersicht sehen Sie die bereits verarbeiteten Schüler*innen.
Die einzelnen Schritte werden außerdem im Audit-Log dokumentiert. Abhängig vom jeweiligen Vorgang können dort beispielsweise folgende Aktionen nachvollzogen werden:
- Start des Volljährigkeitsprozesses
- Aktualisierung von Schüler*innendaten
- Änderung der Benutzergruppe
- Änderung der Verknüpfung mit Erziehungsberechtigten
- Versand von Benachrichtigungen
Benachrichtigungen und Verknüpfung mit Erziehungsberechtigten
Nach der Verarbeitung erhalten die volljährigen Schüler*innen eine Mitteilung in WebUntis. Diese enthält einen Link, über den sie entscheiden können, ob die Verknüpfung mit ihren Erziehungsberechtigten bestehen bleiben soll.
Auch die verknüpften Erziehungsberechtigten werden über die Durchführung des Volljährigkeitsprozesses und eine spätere Entscheidung der Schüler*innen per WebUntis-Mitteilung informiert.
Was bedeutet der EZB-Status?
EZB steht für Erziehungsberechtigte. In den Bereichen Ausstehende Schüler*innen und Übersicht zeigt der EZB-Status an, ob das Profil der Schüler*innen noch mit einem Profil der Erziehungsberechtigten verknüpft ist.
| Status | Bedeutung | Auswirkung |
|---|---|---|
| Ja | Das Profil der Schüler*innen bleibt mit dem Profil der Erziehungsberechtigten verknüpft. Dies ist nach der Verarbeitung die Standardeinstellung. | Die Erziehungsberechtigten können die bisher verfügbaren Funktionen weiterhin nutzen, beispielsweise Abwesenheiten melden, den Stundenplan einsehen und mit Lehrkräften kommunizieren. |
| Nein | Das Profil der Schüler*innen ist nicht mehr mit den zugeordneten Profilen der Erziehungsberechtigten verknüpft. | Die Erziehungsberechtigten können für diese Person keine Abwesenheiten mehr melden, vergangene Abwesenheiten nicht mehr einsehen und den Stundenplan nicht mehr aufrufen. |
Sind einem Profil der Erziehungsberechtigten mehrere Kinder zugeordnet, bleiben die Profile der noch nicht volljährigen Schüler*innen weiterhin verknüpft.
Sind einem Profil der Schüler*innen mehrere Erziehungsberechtigte zugeordnet, sind alle Profile gleichzeitig mit dem gewählten Status verbunden.
Wann wird die Entscheidung wirksam?
Die Entscheidung der volljährigen Schüler*innen wird in der Browserversion von WebUntis unmittelbar wirksam. In Untis Mobile kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis die Änderung vollständig übernommen wurde.
Die Erziehungsberechtigten werden unmittelbar über eine Änderung der Verknüpfung informiert.
Häufige Fragen
Warum wird eine Benutzergruppe in der Konfiguration nicht angezeigt?
In der Konfiguration werden nur Benutzergruppen angezeigt, denen bereits Schüler*innen zugeordnet sind. Prüfen Sie, ob der gewünschten Benutzergruppe mindestens eine Person zugeordnet wurde.
Warum wird keine Verarbeitung durchgeführt?
Prüfen Sie,
- ob die Konfiguration vollständig gespeichert wurde,
- ob die richtige Ausgangs- und Zielbenutzergruppe ausgewählt wurde und
- ob Sie die halbautomatische Variante verwenden und die Verarbeitung daher noch manuell gestartet werden muss.
Werden Änderungen an der Konfiguration rückwirkend angewendet?
Nein. Änderungen an der Konfiguration gelten nur für zukünftige Fälle.
Kann das Alter für die Volljährigkeit geändert werden?
Nein. Das Alter ist derzeit fest auf 18 Jahre eingestellt.
Wie verhält sich das Modul zum Feld „Volljährigkeit“ in den Schüler*innen-Stammdaten?
Das Modul verändert das Feld Volljährigkeit in den Schüler*innen-Stammdaten nicht. Nach der Aktivierung des Moduls empfehlen wir, dieses Feld nicht mehr zusätzlich zu verwenden.