Wenn sich bei vielen Erziehungsberechtigten die E-mail Adressen zeitgleich ändern (zum Beispiel zu Beginn eines neuen Schuljahres), ist es einfacher diese Änderungen über einen Import vorzunehmen, als die E-mail Adressen manuell bei den betroffenen Erziehungsberechtigten in den Stammdaten zu ändern.
Damit die E-mail Adressen korrekt geändert und nicht stattdessen neue Stammdatenelemente angelegt werden, empfehlen wir folgende Vorgehensweise:
- Unter Stammdaten | Erziehungsberechtigte | Berichte entweder den CSV oder Excel Bericht erstellen
- Den Bericht öffnen und in der Liste über "Suchen und Ersetzen" (STRG + F) jene Mailadressen ändern, die sich geändert haben.
Sollte es mehrere Zeilen mit der gleichen internen ID (erste Spalte) geben, weil die Erzeihungsberechtigten mehrere Kinder an der Schule haben, muss die E-Mail Adresse in allen Zeilen geändert werden, ansonsten übernimmt WebUntis die E-Mail Adresse der letzten Zeile mit der entsprechenden internen ID. - Datei speichern (als CSV UTF-8 falls im Excel geöffnet)
- Unter Stammdaten | Erziehungsberechtigte | Import die Datei auswählen und als Zeichenformat "UTF-8" auswählen -> über den "Weiter" Button zur nächsten Ansicht fortfahren
- Bei der Feldzuordnung müssen zumindest die folgenden Felder zugeordnet werden (wenn auch andere Daten neben den E-mail Adressen geändert werden sollen, müssen diese hier auch zugeordnet werden):
- id -> Schlüssel (Intern)
- email -> E-Mail Adresse
- eine Identifikation der den Erziehungsberechtigten zugeordneten Schüler, wir empfehlen eine der folgenden beiden Optionen
- studentShortName -> Kurzname (Schüler)
- studentExternalId -> Schlüssel (extern, Schüler)
- Die Einstellung "Erste Zeile ingonieren" muss angehakt werden und bei der Identifikation des Erziehungsberechtigten muss "Schlüssel (intern) ausgewählt werden.
- Die Feldzuordnung durch Klick auf den Button "Vorschau" abschließen und die Vorschau aufrufen. Hier werden alle Änderungen angezeigt und können vor dem Import noch einmal kontrolliert werden. Sollte eine inkorrekte/ungewollte Änderung festgestellt werden, kann über "Zurück" zur Feldzuordnung zurückgekehrt werden, oder über "Abbrechen" der Import abgebrochen werden.
- Sind die Änderungen in der Vorschau korrekt, kann der Import über den Button "Import" durchgeführt werden.
Tipp
In der Export Datei sind auch inaktive Erziehungsberechtigte enthalten (wenn keine zugeordneten Schüler*innen mehr in der Schule aktiv sind), diese scheinen beim Import auch wieder auf und erzeugen bei den jeweiligen Zeilen die Fehlermeldung "Kein passender Schüler gefunden für CSV Eintrag".
Dieser Meldung kann ignoriert werden (die entsprechenden Datensätze werden beim Import ignoriert), Sie können die Daten aber auch zuvor bereinigen, damit diese Datensätze in der Vorschau nicht angezeigt werden und diese damit übersichtlicher ist.
Dabei haben Sie 2 Möglichkeiten um die Daten zu bereinigen:
1. Vor Schritt 1 der Anleitung unter Stammdaten Erziehungsberechtigte beim Drop-Down Menü "Sichten" die Option "Stammdaten ohne verbundene Schüler*innen" auswählen und die angezeigten Datensätze löschen (Löscht alle Erziehungsberechtigten, die keine aktiven Schüler mehr an der Schule haben)
2. Bei Schritt 2, vor dem Ändern der E-mail Adressen, nach den Zeilen filtern, bei denen die Spalte "studentExternalID" leer ist, und diese Zeilen löschen. (Löscht die Datensätze der Erziehungsberechtigten ohne aktiven Schüler aus der Importdatei aber nicht aus den WebUntis Stammdaten)
In der Export Datei sind auch inaktive Erziehungsberechtigte enthalten (wenn keine zugeordneten Schüler*innen mehr in der Schule aktiv sind), diese scheinen beim Import auch wieder auf und erzeugen bei den jeweiligen Zeilen die Fehlermeldung "Kein passender Schüler gefunden für CSV Eintrag".
Dieser Meldung kann ignoriert werden (die entsprechenden Datensätze werden beim Import ignoriert), Sie können die Daten aber auch zuvor bereinigen, damit diese Datensätze in der Vorschau nicht angezeigt werden und diese damit übersichtlicher ist.
Dabei haben Sie 2 Möglichkeiten um die Daten zu bereinigen:
1. Vor Schritt 1 der Anleitung unter Stammdaten Erziehungsberechtigte beim Drop-Down Menü "Sichten" die Option "Stammdaten ohne verbundene Schüler*innen" auswählen und die angezeigten Datensätze löschen (Löscht alle Erziehungsberechtigten, die keine aktiven Schüler mehr an der Schule haben)
2. Bei Schritt 2, vor dem Ändern der E-mail Adressen, nach den Zeilen filtern, bei denen die Spalte "studentExternalID" leer ist, und diese Zeilen löschen. (Löscht die Datensätze der Erziehungsberechtigten ohne aktiven Schüler aus der Importdatei aber nicht aus den WebUntis Stammdaten)