Räume buchen
Es gibt je nach Anforderung, verschiedene Methoden, Räume zu buchen.
Wenn Sie gewisse Anforderungen an den Raum haben, mit dem Zeitpunkt aber flexibel sind, dann buchen Sie am besten über den Menüpunkt Stundenplan | Raumübersicht.
Wenn Sie jedoch den genauen Zeitpunkt wissen, empfehlen wir, den Menüpunkt Buchen | Raum buchen zu verwenden.
In beiden Fällen können Sie die verfügbaren Räume über die folgenden Auswahlkriterien einschränken:
Die Ressourcearten sind diejenigen, die Ihr WebUntis-Administrator für Ihre Schule definiert hat. Die anderen Informationen erhält WebUntis anhand der Stammdaten der Räume. Dort sind Informationen zur Kapazität, Abteilung, Gebäude oder Raumgruppen enthalten.
Raumübersicht
Wenn Sie bei der Wahl des Termins einer Buchung flexibel sind, ist es am einfachsten, Räume über die Raumübersicht Stundenplan | Raumübersicht zu buchen.
Wählen Sie je nach Bedarf:
- einen Raum
- mehrere Räume
- oder alle Räume (über die gleichnamige Schaltfläche) aus.
Auf der rechten Seite des Fensters können Sie die angezeigten Räume nach Abteilung, Gebäude, Raumgruppe, Raumart, Kapazität sowie Ressourceart filtern.
Achtung: Anwenden klicken
Bitte klicken Sie auf die Schaltfläche Anwenden, um Ihre Auswahlkriterien wirksam zu machen.
Erweiterte Suche
Standardmäßig wird in der Raumübersicht die komplette Woche dargestellt. Mitunter ist es aber wünschenswert, den angezeigten Bereich einzuschränken. Die Schaltfläche Erweiterte Suche erlaubt es, einen Filter zu definieren, um nur einzelne Tage bzw. Uhrzeiten auszugeben.
Nachdem die gewünschten Einstellungen getroffen wurden, erscheint am Bildschirm eine Übersicht zur Belegung der Räume in der aktuellen Woche bzw. im ausgewählten Zeitbereich. Normaler Unterricht, Reservierungen, Buchungen und abgelehnte Buchungen sind mit verschiedenen Farben gekennzeichnet.
Wenn Sie auf eine belegte Stunde klicken, dann erhalten Sie die Details zu dieser Stunde. Räume, zu deren Buchung Ihnen die Berechtigung (vom Administrator erteilt) fehlt, sind in der ganzen Zeile grau gekennzeichnet.
Hinweis: Navigation mit dem Kalender
Die dargestellte Woche kann mittels des Kalenders im Navigationsmenü geändert werden. Beginn- und Enddatum der gewählten Woche wird in der Überschriftszeile angezeigt.
Buchen
Beim Klick auf eine freie Stunde erscheint ein Fenster, mit dem Sie den betreffenden Raum buchen können.
Neben der Beginnzeit und der Dauer der Buchung können je nach eingestelltem Buchungsformat auch noch weitere Details für die Buchung eingegeben werden indem Sie auf die Schaltfläche Weiter klicken: wie z.B. den verantwortlichen Lehrer, Bemerkungen oder Art der Buchung (z.B. Unterricht, Sprechstunde, Bereitschaft).
Zusätzlich ist es möglich alle E-Mail-Adressen der Lehrkräfte per Knopfdruck hinzuzufügen, um diese automatisch über Statusänderungen der Buchung benachrichtigen zu lassen.
Beachten Sie, dass bei der Anzeige der Klassen jene Elemente, die zum fraglichen Zeitpunkt Unterricht haben, rot dargestellt werden. Bei entsprechender Berechtigung kann die Buchung auch gleich bestätigt werden. Mit der Schaltfläche Buchen wird die Buchung abgeschlossen. Das Eingabefenster wird daraufhin automatisch geschlossen und der Raumüberblick aktualisiert.
Es ist außerdem möglich auf dieser Ansicht ein Häkchen zu setzen, damit alle Lehrkräfte automatisch benachrichtigt werden:
Bereits belegte Stunden
Sollten Sie einen Raum buchen wollen obwohl Sie zum angegeben Zeitpunkt Unterricht haben, werden Ihnen folgende Optionen als mögliche Alternative vorgeschlagen:
Suche nach freien Räumen
Wenn Sie den genauen Termin Ihrer Buchung kennen, finden Sie einen geeigneten Raum am besten über den Menüpunkt Buchen | Raum buchen.
Das gewünschte Datum und die Uhrzeit kann im oberen Bereich eingestellt werden.
Sie können die Liste der freien Räume über die Auswahlkriterien nach bestimmten Ressourcen, Abteilungen etc. filtern.
Soll die Buchung öfter als einmal erfolgen, so verwenden Sie dafür die Periodizität im Zeitbereich.
Periodizität
Hier haben Sie die Möglichkeit, einen Raum nicht nur für ein Ereignis zu buchen, sondern z.B. im Zeitraum vom 13.02. bis zum 06.04. jeden zweiten Mittwoch und Freitag von 13:30 Uhr bis 14:15 Uhr.
Wenn Sie die Schaltfläche Suchen betätigen, wird Ihnen die Liste der gefundenen freien Räume angezeigt.
Freie Räume
Nachdem Sie die Suche gestartet haben, erscheint eine Liste mit den Räumen, die zum gewählten Termin frei sind. Oberhalb der Liste finden Sie noch einmal die Auswahlkriterien aufgelistet.
Wählen Sie einen Raum und klicken Sie auf Weiter. Hier können Sie nun weitere Parameter wie Klasse oder Fach für diese Buchung auswählen.
Mit Speichern ist die Buchung abgeschlossen. Sie erscheint nun in der Buchungsliste Buchen | Meine Buchungen und in den entsprechenden Stundenplänen.
Periodizität
Normalerweise zeigt Ihnen WebUntis nur Räume, die für den gewählten Termin frei sind. Bei Verwendung der Periodizität kann jedoch ein Raum an manchen Terminen besetzt sein, an den anderen aber nicht.
Im Feld Maximale Belegung können Sie prozentuell angeben, an wie vielen Tagen ein Raum belegt sein darf und trotzdem noch im Suchergebnis angezeigt werden soll. Dies macht z.B. dann Sinn, wenn es in einer vorhergehenden Suche nicht möglich war einen Raum zu finden, der für alle Termine frei ist.
Sie können sich daher auch Räume anzeigen lassen, die nicht an allen Terminen verfügbar sind und für jeden einzelnen Termin einen anderen Raum auswählen.