Die Erziehungsberechtigten (Eltern) und Betriebe sind als eigene Stammdaten im Administratoren-Bereich vorhanden.
Betriebe haben auch einen neuen Namen, nämlich "Ausbildungsbeauftragte".
Informieren Sie sich bitte über die neuen Änderungen im folgenden Video. Weiter unten finden Sie wichtige FAQs.
Anders als im Video empfehlen wir dringend eine Identifikation über die E-Mail Adresse. Weiters finden Sie die gängigsten Fehlermeldungen hier:
Sie finden unterhalb des Videos auch eine empfohlene Herangehensweise für den Import und FAQ.
Ansichten für die EZB/ABB (Erziehungsberechtigte- und Ausbildungsbeauftragte)
Die Sichten bei den Stammdaten erleichtern Ihnen das Löschen von nicht benötigten Daten erheblich.
Außerdem sind jetzt auch Stammdaten mit "defekten" Benutzern löschbar, Massen-Löschung von Stammdaten sind auch durchführbar.
Anlegen von EZB/ABB Stammdaten
Wenn Sie EZB/ABB Stammdaten in WebUntis haben wollen und diesen einen Benutzer geben möchten, gehen Sie wie folgt vor:
1. Bitte bereinigen Sie die aktuellen Stammdaten in WebUntis so, dass jedes Stammdatenelement eine einzigartige E-Mail Adresse besitzt.
Dies ist wichtig, damit EZB/ABB die Selbstregistrierung nutzen können. Bitte prüfen Sie mittels der Sicht “Stammdaten mit E-Mail Duplikaten”, ob Sie mehrfache Stammdaten mit der gleichen E-Mail Adresse besitzen und löschen Sie alle, die Sie nicht mehr brauchen. Sollten Sie weiter Stammdaten bereinigen wollen, können Sie auch die Sichten “Stammdaten ohne Benutzername” und “Stammdaten ohne verbundene Schülerinnen” nutzen, um ggf. Datenmüll weiter zu reduzieren.
Achtung! Wenn Sie hier Stammdaten mit E-Mail Adresse, aber ohne Benutzer löschen, werden diese Personen natürlich NICHT mehr selbst registrieren können. Sie müssen diese dementsprechend neu importieren.
Weitere Möglichkeiten, die Sie nutzen können, sind: “Stammdaten ohne valider E-Mail Adressen” (leer oder nicht im geeigneten E-Mail Format) oder “Stammdaten ohne valider E-Mail Adresse und ohne Benutzer”.
2. Bitte bereinigen Sie Ihre Import-Datei.
Bei Fehlern in der Import-Datei erhalten Sie entsprechende Fehlermeldungen.
Bitte achten Sie unbedingt darauf, dass sich keine Leerzeilen am Ende der Datei befinden.
Achten Sie auch darauf, dass die Fremdschlüssel der Schüler*innen wirklich existieren.
Außerdem ist es wichtig, dass bei jedem Stammdatenelement eine E-Mail Adresse hinterlegt ist - es ist irrelevant ob doppelte E-Mail Adressen vorhanden sind (das ist sogar ein gängiger Fall, z. B. wenn Geschwister vorhanden sind) - die Zeilen mit den gleichen E-Mail Adressen werden zusammengefasst und die entsprechenden Schüler*innen werden zugeordnet.
Sortieren Sie die Zeilen z. B. in Excel und achten Sie darauf, dass das E-Mail Feld überall befüllt ist. Sollten Sie die E-Mail von manchen Eltern gar nicht haben, dann müssen Sie für diese Eltern noch manuell einen Benutzer anlegen.
3. Wählen Sie beim Import die entsprechende Identifikation für die EZB/ABB aus. Am besten und sinnvollsten: E-Mail Identifikation!
Viele unserer Kund*innen nutzen die Selbstregistrierung für Eltern. Hierfür macht es am meisten Sinn die “E-Mail Adresse” als Identifikationsmerkmal zu nutzen, da alle Stammdaten OHNEHIN UNBEDINGT eine einzigartige E-Mail Adresse besitzen müssen! Wenn sich in Ihrer Import-Datei doppelte E-Mail Adressen z. B. wegen Geschwisterkindern befinden, stellt dies kein Problem dar. Diese E-Mail wird “zusammengefasst” und die Geschwisterkinder werden beide der entsprechenden E-Mail Adresse zugeordnet.
FAQ
Kann ich den alten Import noch nutzen?
Leider ist dies nicht mehr möglich. Die Logik des alten "Adress-Imports" können Sie jedoch weiterhin nutzen - wählen Sie beim Import die Identifikation über "Vorname und Nachname" aus und eine entsprechende Schüler-Identifikation. Die Identifikation funktioniert dann wie beim alten Import über diese zwei Felder - und wenn im CSV bei mehreren Erziehungsberechtigten bzw. Ausbildungsbeauftragten die gleiche E-Mail Adresse vorhanden ist, wird dies als eine Person erkannt. Ändert sich Vor- oder Nachname der Person und ist inkonsistent mit jenen Feldern im CSV, müssen Sie manuell nachbessern.
Alternativ gibt es noch die Identifikation alleine über die E-Mail Adresse (Sie können diese Identifikation im Dropdown auswählen). Hier müssen sie auf geänderte E-Mail Adressen achten.
Ich möchte neue Schüler*innen importieren und dabei gehen die bestehenden Verbindungen zu den Erziehungsberechtigten bzw. Ausbildungsbeauftragten verloren!
Dieser Import ist grundsätzlich nicht additiv. Sind Schüler:innen in Ihrer Liste nicht vorhanden, wird davon ausgegangen, dass diese Schüler:innen die Schule verlassen haben und die Verbindung wird gelöscht.
Ab der Version 2024.0.0 gibt es jedoch zusätzlich die Möglichkeit, die Verbindungen zu den Schülern additiv zu importieren. Dazu müssen Sie den entsprechenden Haken setzen:
Hilfe! Meine CSV hat in einer Zeile beide Erziehungsberechtigte und ich kann im Import nur einen Erziehungsberechtigten auswählen!
Durch das neue Konzept der Stammdaten ist es momentan erforderlich, dass jede Zeile einem*r Erziehungsberechtigten zugeordnet ist. Bitte machen Sie einfach zwei Importe und wählen Sie beim ersten Import den ersten Erziehungsberechtigten und beim zweiten Import den zweiten Erziehungsberechtigten.
Ich bekomme komische Fehlermeldungen.
Wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten, liegt es in den meisten Fällen daran, dass die angegebene Schüler*innen ID fehlt oder fehlerhaft ist. In einigen Support-Fällen wurde das Excel-File aus dem Schulverwaltungsprogramm heruntergeladen, in dem sich noch Schüler*innen befanden, die die Schule verlassen haben und in WebUntis nicht mehr existierten. Diese müssen Sie im Excel-/CSV-File unbedingt entfernen, da für jeden Erziehungsberechtigten ein*e Schüler*in vorhanden sein muss.
Bitte beachten Sie auch folgenden Beitrag:
WebUntis Fehlermeldungen beim Import von Erziehungsberechtigten und Ausbildungsbeauftragten