Die über das Modul Termin in WebUntis getätigten Buchungen, können auch in die Vertretungsplanung von Untis übernommen werden, damit dort die entsprechenden Elemente (Lehrer, Klassen und Räume) ebenfalls belegt sind.
Die in WebUntis angelegten Buchungen müssen "bestätigt" sein, Reservierungen werden nicht nach Untis übertragen. Die Art der Buchung (Raumbuchung, Neue Aktivität, Verabredung oder Raumänderung), spielt hierbei aber keine Rolle, alle Arten können nach Untis übertragen werden. Möchten Sie eine Bemerkung oder eine Beschreibung zu der Buchung angeben, können Sie das im Feld "Bemerkung" oder "Anmerkung" tun, allerdings wird nur das Feld "Bemerkung" nach Untis übertragen.
Nur Buchungen, bei denen die Checkbox in der Spalte "exportiert" nicht angehakt sind, werden nach Untis übertragen. Sollte eine Buchung, die Sie nach Untis übertragen wollen, bereits den Haken bei "exportiert" haben, können Sie diese Buchung bearbeiten und dort den Haken wieder entfernen.
Um die Buchungen nach Untis zu übernehmen, öffnen Sie in Untis das Übertragungsfenster für WebUntis und klicken Sie unter "Import aus WebUntis" auf "Buchungen".
Dadurch öffnet sich ein neues Fenster, in dem alle verfügbaren Buchungen aus WebUntis angezeigt werden, die noch nicht nach Untis übernommen wurden. Markieren Sie die Buchungen, die Sie nach Untis übernehmen wollen und bestätigen Sie mit "Übernehmen".
Möchten Sie auch die bereits übernommenen Buchungen anzeigen, setzen Sie den Haken in der Checkbox "Alle Buchungen anzeigen". Bereits übernommene Buchungen werden Grün hinterlegt angezeigt und übernommene Stornierungen von Buchungen Rot hinterlegt.
Nach der Übernahme der Buchungen, werden die dadurch entstehenden Vertretungen im Vertretungsfenster in Untis und in den Stundenplänen der betroffenen Elemente angezeigt.
Im Feld "Text" der Vertretung, wird der in WebUntis im Feld "Bemerkung" eingetragene Text angezeigt. Zusätzlich steht in eckigen Klammern der Benutzername, des WebUntis Benutzers der die Buchung aufgegeben hat, im Feld Text. Durch diesen Eintrag kann man normale Vertretungen auch von Buchungen aus WebUntis unterscheiden.
Vertretungen, die aus Buchungen aus WebUntis resultieren, können in Untis nicht verändert werden, sondern müssen bei einer gewünschten Änderung in WebUntis geändert (oder storniert) und dann erneut nach Untis übertragen werden. Wird versucht eine solche Vertretung in Untis zu ändern, weißt einen Untis darauf hin, dass dies nicht möglich ist.
Soll eine Buchung rückgängig gemacht werden, muss diese in WebUntis storniert werden.
Dieses Storno, kann dann über den gleichen Weg wie eine normale Buchung nach Untis übernommen werden.
Nach Übernahme des Stornos, wird die Vertretung in Untis nicht mehr angezeigt und der ursprüngliche Zustand wiederhergestellt.