Integration BMB-Datenabgleich

Das Bildungsministerium arbeitet mit dem Bildungsportal an einer zentralen Lösung für den österreichweiten Datenabgleich aller Schulen sowie an sicheren, einheitlichen Anmeldeprozessen. Das Bildungsportal stellt im Rahmen des „Datenverbundes Schulen“ die Schnittstellen zur Synchronisation aller Personenstammdaten zur Verfügung, die aus den jeweils datenführenden Systemen entnommen werden. 

Der BMB-Datenabgleich ist in WebUntis als Werkzeug integriert, mit dem Daten zwischen WebUntis und dem Bildungsportal verglichen und synchronisiert werden. Dieser Abgleich wird manuell durch den Administrator gestartet und ermöglicht es, bestehende Stammdaten zu aktualisieren oder Erziehungsberechtigte neu anzulegen. Schüler*innen sind nach wie vor über die bestehenden Prozesse zu importieren und auch Lehrkräfte werden weiterhin über die bisherigen Weg neu angelegt.

Im Folgenden findet sich eine Anleitung für Schulen, diese Anleitung ist folgendermaßen unterteilt: 

• Aktivierung in WebUntis
• Was zeigt BMB Datenabgleich an?
• Der Importdialog
• Datenabgleich der Lehrkräfte
• Datenabgleich der Schüler*innen
• Datenabgleich der Erziehungsberechtigten

Aktivierung von BMB Datenabgleich in WebUntis

Um die BMB Datenabgleich-Applikation zu starten, melden Sie sich zunächst wie gewohnt in WebUntis als Administrator an. Nach dem Login finden Sie Menü auf der linken Seite den Eintrag „BMB Datenabgleich“. Klicken Sie auf diesen Menüpunkt. Anschließend erscheint die Schaltfläche „Applikation öffnen“. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich die Applikation in einem neuen Fenster. 

Bitte beachten Sie, dass Ihr Browser das Öffnen von Pop-up-Fenstern zulassen muss, damit die Anwendung korrekt gestartet werden kann.

Was zeigt BMB Datenabgleich an?

Die Applikation unterstützt Sie dabei, die Stammdaten aus WebUntis mit jenen aus dem Bildungsportal zu vergleichen und mögliche Abweichungen schnell zu erkennen.

1. Sie können über die oben angezeigten Links bequem zwischen den Ansichten für Lehrkräfte, Schüler*innen und Erziehungsberechtigte wechseln. Je nach Auswahl werden Ihnen jeweils die relevanten Datenattribute angezeigt.

2. Ein zentrales Element der Anwendung ist das Suchfeld. Damit können Sie gezielt nach Inhalten suchen – unabhängig vom Datenfeld. Wenn Sie zum Beispiel „Meier“ eingeben, zeigt die Anwendung alle Einträge an, bei denen entweder der Nachname „Meier“ oder etwa eine E-Mail-Adresse mit „Meier“ enthalten ist. Die Filterung erfolgt in Echtzeit.

3. Rechts über der Tabelle finden Sie den Schnellfilter, mit dem Sie die angezeigten Datensätze nach ihrem Abgleichstatus eingrenzen können:

   1. Alle zeigt sämtliche Datensätze aus WebUntis und dem Bildungsportal – unabhängig vom Abgleichstatus.

   2. Neu (blau) markiert Datensätze, die im Bildungsportal vorhanden sind, aber noch nicht in WebUntis angelegt wurden.

   3. Unverändert (grün) weist auf Datensätze hin, die in beiden Systemen übereinstimmen.

   4. Änderungen (gelb) zeigt Datensätze, die zugeordnet wurden, aber in einem oder mehreren Attributen zwischen dem Bildungsportal und WebUntis abweichen.

   5. Nicht zugeordnet (weiß) zeigt Datensätze aus WebUntis, für die kein entsprechender Eintrag im Bildungsportal gefunden wurde.

4. Falls es zwischen WebUntis und dem Bildungsportal Unterschiede in den Daten gibt, werden diese gegenübergestellt: Die abweichenden Werte erscheinen nebeneinander, wobei der veraltete oder zu ersetzende Wert in WebUntis durchgestrichen dargestellt wird. So erkennen Sie auf einen Blick, welche Informationen beim Import überschrieben würden.

5. Bei speziellen Beziehungen, wie etwa Eltern-Kind-Zuordnungen, wird auch die verknüpfte Person angezeigt. Sollte diese Person in WebUntis noch nicht existieren, sehen Sie stattdessen die zugehörige BPK (Bildungsportal-Kennung).

6. Die Ergebnisliste ist bei umfangreichen Datenbeständen seitenweise gegliedert. Bitte beachten Sie: Sowohl die Suche als auch der Schnellfilter wirken sich immer auf alle vorhandenen Datensätze aus, nicht nur auf die aktuell sichtbare Seite.

7. Wenn Sie die angezeigten Daten kontrolliert haben, können Sie über die Schaltfläche „Überprüfen“ den Datenimportdialog öffnen. Erst nach Ihrer Bestätigung werden die ausgewählten Änderungen tatsächlich übernommen. Ein unbeabsichtigter Import ist so ausgeschlossen.

    

Der Importdialog

Der Importdialog zeigt Ihnen eine Übersicht darüber, wie viele Datensätze pro Rolle (z. B. Lehrkräfte, Schüler*innen oder Erziehungsberechtigte) betroffen sind.

1. Der Dialog unterscheidet dabei zwischen:

   1. neuen Datensätzen (noch nicht in WebUntis vorhanden),

   2. geänderten Datensätzen (abweichende Informationen),

   3. unveränderten Datensätzen (übereinstimmende Daten) und

   4. nicht zugeordneten Datensätzen (ohne passende Entsprechung).

   Über Checkboxen können Sie gezielt auswählen, welche Datensätze importiert oder aktualisiert werden sollen. Möchten Sie zum Beispiel nur Änderungen bei Lehrkräften übernehmen, aktivieren Sie ausschließlich die entsprechende Auswahl – alle anderen bleiben unberührt.

2. Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf „Importieren“, um den Datenabgleich zu starten. Erst dann werden die ausgewählten Informationen tatsächlich in WebUntis übernommen.

   Keine Sorge: Solange Sie nicht auf „Importieren“ klicken, werden keine Änderungen vorgenommen. So behalten Sie jederzeit die volle Kontrolle über Ihre Daten.

Datenabgleich der Lehrkräfte

1. Damit Sie beim Abgleich zwischen WebUntis und dem Bildungsportal sofort erkennen, wo es Unterschiede gibt, verwendet die Applikation eine einfache Farblogik:

   • Grün zeigt: Das Attribut stimmt in beiden Systemen überein.

   • Gelb zeigt: Es liegt eine Abweichung vor – nur die betroffenen Felder werden gelb markiert.

     

   • Ein kompletter Datensatz wird also nicht vollständig eingefärbt – nur die abweichenden Felder erscheinen gelb, alles andere bleibt grün.

   • Eine Besonderheit betrifft die Personalnummern: Diese werden beim Abgleich zwar berücksichtigt, jedoch nicht importiert. Da die Schnittstellen (Datenabgleich und SSO) inzwischen so angepasst wurden, dass sie auch mit führenden Nullen umgehen können (z. B. 00123456 = 123456), kann es zu gelben Markierungen kommen – obwohl funktional kein Unterschied besteht. Diese technische Abweichung dient nur der besseren Nachvollziehbarkeit.

   • Auch bei E-Mail-Adressen ist eine spezielle Logik hinterlegt: Das System übernimmt die E-Mail-Adresse aus dem Bildungsportal nach der dort definierten Importregel. Lehrkräfte haben im Bildungsportal die Möglichkeit, eine private oder bevorzugte E-Mail-Adresse zu hinterlegen – und das pro Schule individuell. Diese Einstellung wirkt sich direkt auf den Import aus.

2.  Wenn im Bildungsportal ein Datensatz existiert, aber kein entsprechender Eintrag in WebUntis   vorhanden ist, wird dieser als „neu“ markiert. Ein automatischer Import solcher Datensätze erfolgt nicht. Möchten Sie beispielsweise eine neue Lehrkraft anlegen, nutzen Sie bitte weiterhin den bekannten Weg in WebUntis.

3. Abschließend zur Übersicht: Übereinstimmende Datensätze werden grundsätzlich grün dargestellt – so sehen Sie auf einen Blick, wo bereits alles korrekt ist.

Datenabgleich der Schüler*innen

1. Übereinstimmende Datensätze werden in der Oberfläche grün dargestellt. Das bedeutet, dass die entsprechenden Informationen in WebUntis und im Bildungsportal identisch sind – hier besteht kein Änderungsbedarf.

2. Datensätze, die im Bildungsportal vorhanden sind, aber in WebUntis noch nicht existieren, werden als „neu“gekennzeichnet. Diese werden nicht automatisch importiert. Wenn Sie z. B. neue Schüler*innen anlegen möchten, nutzen Sie bitte weiterhin den gewohnten Weg, etwa über den Sokrates-Import oder die manuelle Erfassung.

3. Aktualisierungen bestehender Daten werden gelb markiert. Weicht ein Wert zwischen den Systemen ab und würde durch einen Import in WebUntis ersetzt, wird der alte Wert zusätzlich durchgestrichen dargestellt. 

•  Von dieser Markierungslogik ausgenommen sind: die externe ID (z. B. Sokrates-ID) sowie die Klassenzuordnung.

4. Sollten in WebUntis Daten vorhanden sein, die nicht vom Bildungsportal bereitgestellt werden, bleiben diese unverändert erhalten. Es erfolgt keine automatische Löschung solcher Daten – Sie behalten jederzeit die Kontrolle.

Datenabgleich der Erziehungsberechtigten

1. Datensätze, die in WebUntis vorhanden sind, aber im Bildungsportal keine Entsprechung haben, werden in der Ansicht weiß dargestellt. Das bedeutet: Diese Daten existieren ausschließlich in WebUntis und konnten keinem Datensatz im Bildungsportal zugeordnet werden.

2. Datenaktualisierungen – also Datensätze mit Abweichungen zwischen beiden Systemen – werden gelb markiert. Wird ein bestimmter Wert in WebUntis beim Import ersetzt, wird der ursprüngliche WebUntis-Wert zusätzlich durchgestrichen dargestellt. Diese Markierungslogik gilt auch für die Beziehung zu Erziehungsberechtigten: Wird hier eine Änderung erkannt, erscheint auch diese gelb mit durchgestrichenem Altwert.

3. Datensätze, die im Bildungsportal vorhanden sind, aber noch nicht in WebUntis existieren, werden als „neu“gekennzeichnet. Wenn Sie diese beim Import aktiv auswählen, werden die entsprechenden Personen automatisch neu in WebUntis angelegt – inklusive aller verfügbaren Stammdaten.

4. Ein spezieller Fall betrifft die E-Mail-Adressen von Erziehungsberechtigten:
   WebUntis prüft beim Import, ob jede E-Mail-Adresse eindeutig ist. Ist dies nicht der Fall, wird die betreffende Person ohne E-Mail-Adresse importiert. In diesem Fall bleibt die bestehende E-Mail-Adresse in WebUntis unangetastet – es findet keine Überschreibung statt.