Die Erziehungsberechtigten (Eltern) und Betriebe werden ab sofort als eigene Stammdaten im Administratoren-Bereich vorhanden sein.

Betriebe haben auch einen neuen Namen, nämlich "Ausbildungsbeauftragte". 

Informieren Sie sich über die neuen Änderungen im folgenden Video und bitte finden Sie weiter unten wichtige FAQs.

 

Wir danken Ihnen bereits vorab, dass Sie sich den neuen Stammdaten anpassen. Wir wissen, dass Veränderungen in der Software manchmal mühsam sind. Wir vergewissern Ihnen jedoch, dass wir jede Änderung - die wir intensiv mit unterschiedlichen Kund*innen vorab besprechen und konzipieren - zugunsten der Zukunftsorientiertheit und Wartbarkeit für Sie durchführen.

 

Anders wie im Video empfehlen wir dringend eine Identifikation über die E-Mail Adresse. Weiters finden Sie die gängigsten Fehlermeldungen hier: https://help.untis.at/hc/de/articles/6088757548444-WebUntis-Fehlermeldungen-beim-Import-von-Erziehungsberechtigten-und-Ausbildungsbeauftragten

 

Bitte finden Sie unterhalb dem Video auch eine empfohlene Herangehensweise für den Import und FAQ!

 

 

Im Zuge des letzten Release haben wir für die EZB/ABB (Erziehungsberechtigte- und Ausbildungsbeauftragte) Stammdaten viele Optimierungen durchgeführt. Unter anderem existieren nun Sichten bei den Stammdaten (siehe Feld oben bei Stammdaten “Sichten”) - diese erleichtern Ihnen das Löschen von Daten(müll) erheblich. Außerdem sind jetzt auch Stammdaten löschbar, die “defekte” Benutzer haben als auch Massen-Löschung von Stammdaten durchführbar.

Wenn Sie EZB/ABB Stammdaten in WebUntis haben wollen und diesen einen Benutzer geben möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Bitte bereinigen Sie die aktuellen Stammdaten in WebUntis so, dass jedes Stammdatum eine einzigartige E-Mail Adresse besitzt.

Dies ist deshalb und ohnehin wichtig, damit EZB/ABB die Selbstregistrierung nutzen können.Bitte prüfen Sie mittels der Sicht “Stammdaten mit E-Mail Duplikaten”, ob sie mehrfache Stammdaten mit der gleichen E-Mail Adresse besitzen und löschen Sie alle, die Sie nicht mehr brauchen.Sollten Sie weiter Stammdaten bereinigen wollen, können Sie auch die Sichten “Stammdaten ohne Benutzername” und “Stammdaten ohne verbundene Schülerinnen” nutzen, um ggf. Datenmüll weiter zu reduzieren. Achtung! Wenn Sie hier Stammdaten mit E-Mail Adresse, aber ohne Benutzer löschen, werden diese Personen natürlich NICHT mehr selbstregistrieren können. Sie müssen diese dementsprechend neu importieren.Weitere Möglichkeiten ab 29.9. die sie nutzen können sind: “Stammdaten ohne valider E-Mail Adressen” (leer oder nicht im geeigneten E-Mail Format) oder “Stammdaten ohne valider E-Mail Adresse und ohne Benutzer”. Wir sind zuversichtlich, dass durch diese Sichten rasch Datenmüll bereinigen können.

2. Bitte bereinigen Sie Ihre Import-Datei.

Sie erhalten für Fehler in der Import-Datei entsprechende Fehlermeldungen - vorab jedoch bereits: Bitte achten Sie unbedingt darauf, dass sich keine Leerzeilen am Ende der Datei befinden. Achten Sie auch darauf, dass die Fremdschlüssel der Schüler*innen wirklich existieren. Außerdem, ist es wichtig, dass bei jedem Stammdatum eine E-Mail Adresse hinterlegt ist - es ist irrelevant ob doppelte E-Mail Adressen vorhanden sind (das ist sogar ein gängiger Fall, z. B. wenn Geschwister vorhanden sind) - die Zeilen mit den gleichen E-Mail Adressen werden zusammengefasst und die entsprechenden Schüler*innen werden zugeordnet. Sortieren Sie die Zeilen z. B. in Excel und achten sie darauf, dass das E-Mail Feld überall befüllt ist. Sollten Sie die E-Mail von manchen Eltern gar nicht haben, dann müssen Sie für diese Eltern noch manuell einen Benutzer anlegen.

3. Wählen Sie beim Import die entsprechende Identifikation für die EZB/ABB aus. Am besten und sinnvollsten: E-Mail Identifikation!

Viele unserer Kundinnen nutzen die Selbstregistrierung für Eltern. Hierfür macht es am meisten Sinn die “E-Mail Adresse” als Identifikationsmerkmal zu nutzen, da alle Stammdaten OHNEHIN UNBEDINGT eine einzigartige E-Mail Adresse besitzen müssen! Wenn sich in Ihrer Import-Datei doppelte E-Mail Adressen z. B. aufgrund Geschwisterkinder befinden, stellt dies kein Problem dar. Diese E-Mail wird “zusammengefasst” und die Geschwisterkinder werden beide der entsprechenden E-Mail Adresse zugeordnet!

 

Wir hoffen, dass Ihnen die Optimierungen den Schulalltag erleichtern und das sie nun erfolgreich Stammdaten importieren und nutzen können!

 

FAQ

Kann ich den alten Import noch nutzen?

Leider ist dies nicht mehr möglich. Die Logik des alten "Adress-Imports" können Sie jedoch weiterhin nutzen - wählen Sie beim Import die Identifikation über "Vorname und Nachname" aus und eine entsprechende Schüler-Identifikation. Die Identifikation funktioniert dann wie beim alten Import über diese zwei Felder - und wenn im CSV bei mehreren Erziehungsberechtigten bzw. Ausbildungsbeauftragten die gleiche E-Mail Adresse vorhanden ist, wird dies als eine Person erkannt. Ändert sich Vor- oder Nachname der Person und ist inkonsistent mit jenen Feldern im CSV, müssen sie manuell nachbessern.

Alternativ gibt es noch die Identifikation alleine über die E-Mail Adresse (Sie können diese Identifikation im Dropdown auswählen). Hier müssen sie auf geänderte E-Mail Adressen achten.

 

Ich möchte neue Schüler*innen importieren und dabei gehen die bestehenden Verbindungen zu den Erziehungsberechtigten bzw. Ausbildungsbeauftragten verloren!

Das eingesetzte Verfahren beim Import ist nicht additiv. Sind Schüler:innen in Ihrer Liste nicht vorhanden, wird davon ausgegangen, dass diese Schüler:innen die Schule verlassen haben und die Verbindung wird gelöscht. Sie müssen daher immer alle Schüler:innen, auch bestehende, mit importieren.

 

Hilfe! Meine CSV hat in einer Zeile beide Erziehungsberechtigte und ich kann im Import nur einen Erziehungsberechtigten auswählen!

Kein Grund zur Sorge, die Lösung hierzu ist ganz einfach. Durch das neue, verbesserte und zukunftsorientierte Konzept der Stammdaten ist es momentan erforderlich, dass je Zeile ein*e Erziehungsberechtigte*r ist. Bitte machen Sie einfach zwei Importe und wählen Sie beim ersten Import den ersten Erziehungsberechtigten und beim zweiten Import den zweiten Erziehungsberechtigten aus ODER löschen Sie beim zweiten Import vorab noch jene Spalten des erst importierten Erziehungsberechtigten.

 

Ich bekomme komische Fehlermeldungen.

Wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten, liegt es in den meisten Fällen daran, dass die angegebene Schüler*innen ID komplett fehlt oder fehlerhaft ist. In einigen unserer Support-Fälle wurde das Excel-File aus dem Schulverwaltungsprogramm runtergeladen wo sich noch Schüler*innen befanden, die die Schule verlassen haben und in WebUntis nicht mehr existierten. Diese müssen Sie im Excel-/CSV-File unbedingt entfernen, da für jeden Erziehungsberechtigten ein*e Schüler*in vorhanden sein muss.

Wir werden diese möglichen Problemlösungen noch in den Fehlermeldungen in WebUntis hinzufügen.

 

Bitte beachten Sie auch folgenden Beitrag:
WebUntis Fehlermeldungen beim Import von Erziehungsberechtigten und Ausbildungsbeauftragten