Grundlegendes Prinzip:
Die bei der Selbstregistrierung von Erziehungsberechtigten angegebene Mailadresse wird für die Zuordnung der jeweiligen Schüler*innen zu diesem Erziehungsberechtigten verwendet.
Dazu muss bei den Stammdaten der betroffenen Schüler*innen ein Adress-Satz vom Typ 'Erziehungsberechtigter' mit eben dieser Mail-Adresse vorhanden sein.
Prinzip:
Über den Button 'Adresse' bei den Stammdaten einer Schüler*in gelangen Sie in die Adress-Verwaltung. Dort stehen als erstes immer die Adressdaten der Schüler*in.
Über 'Neue Adresse' kann nun ein Adresssatz vom Typ 'Erziehungsberechtigter' angelegt werden:
Das bedeutet, dass wenn sich Peter Aberfeldy als Erziehungsberechtigter mit der Adresse 'peter.aberfeldy@gmx.at' registriert, ihm automatisch seine Tochter Mary Aberfeldy (und ggf. deren Geschwister, falls diese ebenfalls diese Elternadresse eingetragen haben) zugeordnet wird.
Diese Zuordnung ist dynamisch, d.h. dass z.B. im Folgejahr bei einem Eintritt eines Geschwisterkinds 'Alex Aberfeldy' und Anlegen eines Stammsatzes dafür mit einer Elternadresse, die 'peter.aberfeldy@gmx.at' enthält, Alex automatisch dem Vater Peter zugeordnet wird.
Praktische Durchführung:
Das manuelle Erzeugen einer Elternadresse ist natürlich für eine große Zahl von Schüler*innen sehr mühsam. Dazu gibt es daher die Möglichkeit, viele solche Elternadressen auf einmal durch Import aus einer passenden Textdatei ("CSV-Import") anzulegen:
Aufbau der CSV-Datei:
Die CSV-Datei muss mindestens folgende Felder (in beliebiger Reihenfolge) enthalten:
- Schüler-ID: Zur Identifikation des Schülers, bei dem der Adress-Satz angelegt werden soll.
'Externe ID' oder 'Kurzname' - Name des Kontaktes: Name des Erziehungsberechtigten in beliebiger Form; allerdings ist dieser Eintrag 'Name' für weitere CSV-Importe identitätsstiftend, sollte also in Folge nicht verändert werden.
- E-Mail Adresse (des Erziehungsberechtigten)
Beispiel einer CSV-Datei:
Klasse;Schülerkennzahl;Familienname;Vorname;Elternname;Mailadresse;TelefonNr
1a;92105620169999;Aberfeldy;Mary;Peter Aberfeldy;peter.aberfeldy@gmx.at;0676/987654321
....
Daraus sind die Felder 'Schülerkennzahl','Elternname','Mailadresse' und 'TelefonNr' wichtig.
Import der CSV-Datei:
Unter Stammdaten | Schüler*innen wählen Sie den Button 'Import'. Dort legen Sie fest,
- dass Sie Adressen importieren wollen,
- aus welcher Datei und
- welchen Zeichensatz diese Datei enthält.
Die Wahl des richtigen Zeichensatzes bestimmt, wie Sonderzeichen behandelt werden. Meist ist 'UTF-8' oder die Vorgabe 'ISO-8859-1' passend.
Wenn Sie den Zeichensatz der CSV-Datei nicht kennen, machen Sie von dieser eine Kopie, in der Sie nur die Titelzeile und ein paar Zeilen, in denen Sonderzeichen vorkommen, belassen. Importieren Sie zunächst nur diese extrem reduzierte Datei und untersuchen Sie das Ergebnis. Erst wenn hier die Sonderzeichen passen, importieren Sie die ganze Datei.
Selbstverständlich empfehlen wir, dies alles zunächst in einer Spielwiese zu testen.
Mit 'Weiter' gelangen Sie zum Festlegen der weiteren Import-Einstellungen:
Beachten Sie bitte die markierten Einstellungen! Bevor Sie nun den tatsächlichen Import starten, speichern Sie alle Einstellungen als 'Profil' ab, damit Sie bei weiteren Importen diese Einstellungen schnell wiederherstellen können.
Danach haben Sie den oben gezeigten Adress-Satz angelegt.
Der Elternname, also das, was im WebUntis-Adress-Satz unter 'Name' gespeichert ist, sollte im Hinblick auf zukünftige CSV-Imports nicht verändert werden, da er das Vorhandensein eines entsprechenden Adress-Satzes anzeigt ("identitätsstiftend").
(Wird z.B. der Eintrag auf 'Dr. Peter Aberfeldy' geändert, dann würde bei einem weiteren CSV-Import, in dem derselbe Inhalt wie in der oben erwähnten CSV-Datei ('Peter Aberfeldy') enthalten ist, neben dem nun vorhandenen Satz mit 'Dr. Peter Aberfeldy' ein weiterer Satz mit 'Peter Aberfeldy' erzeugt werden. Das wäre für die Zuordnung Erziehungsberechtigter <-> Schüler*in zwar kein Problem, aber eine Unschönheit.)
Ablauf bei der Selbstregistrierung und danach:
Bei der Selbstregistrierung sucht WebUntis Schüler*innen-Stammdaten, bei denen die angegebene Mailadresse als Elternadresse eingetragen ist und verknüpft den neuen Eltern-Benutzer mit dieser Schüler*in bzw. diesen Schüler*innen.
Änderungen bei den Eltern-Mailadressen in den Schüler*innenstammdaten (neu, geändert, gelöscht) wirken sich automatisch auf die Zuordnung der Schüler*innen zu den Eltern-Benutzern aus.
Manuelles Zuordnen von Schüler*innen zu Eltern-Benutzer:
Falls notwendig, kann bei den Eigenschaften eines Eltern-Benutzers die Verknüpfung zu einem oder mehreren Schüler*innen eingesehen und ggf. korrigiert werden:
