Hinweise zur Periodenplanung und dem Datenaustausch mit Edoo.sys

(Untis Version 2021 - Stand 08/2020)

Korrekte Definition eines Schuljahres in Untis

Das Schuljahr in Untis sollte immer montags mit dem 1. Schultag beginnen und sonntags nach dem letzten Schultag enden. Bitte tragen Sie in Untis niemals das "Verwaltungsjahr" ein. Dies kann zu Fehlern in der Lehrer-Wertrechnung sowie den Anrechnungswerten führen.

Korrekte Definition der Perioden in Untis 

• Periode1 sollte immer von Schuljahresanfang bis Schuljahresende gehen. (in genanntem Beispiel: 17.08.20 - 18.07.2021)
• Achten Sie bei der Definition der Perioden darauf, dass diese stets an einem Montag beginnen, und falls eine zeitliche Begrenzung nötig ist, an einem Sonntag enden. Perioden dürfen NICHT in der Mitte einer Woche beginnen, bzw. enden! In diesen Wochen kommt es sonst zu eventuellen Fehlberechnungen in den Wochenwerten. Um dies zu verdeutlichen beginnt in nachfolgendem Beispiel Periode2 am Mittwoch, den 11.11.20.

Da das Fenster "Wochenwerte - Unterricht/Werte" theoretische Werte anzeigt, wird in der Woche vom 09.11. der Unterrichtwert verdoppelt. Untis weiß nicht, wann der Unterricht tatsächlich stattfindet. Es könnte durchaus passieren, dass eine Wochenstunde am Mo., 09.11. (in Periode1) und eine weitere am Mi., 11.11 (in Periode2) stattfindet. Damit sind es 2 Wochenstunden in dieser Woche. Wenn der Unterricht in Periode1 immer an einem Mittwoch und der Unterricht in Periode2 immer an einem Dienstag stattfinden würde, dann wäre der Wert in dieser Woche "0". Untis geht in dieser Ansicht deshalb immer vom maximalen Wert aus.

• Wir empfehlen Ihnen zudem, eine Periode nur dann zu befristen, wenn tatsächlich eine "zeitliche Begrenzung" in das Schuljahr eingebettet werden muss. Dies könnte beispielsweise der Fall sein, wenn Sie die Projektwochen planen. Um Fehler zu vermeiden, sollten Sie das "Bis-Datum" bei der Definition einer Periode stets auf dem Datum des letzten Schultages des Schuljahres belassen.
• Durch die Definition des Beginn-Datums der Periode im Feld "Von", wechselt Untis bei Erreichen dieses Datums automatisch in die neue Periode. Eine Befristung im Feld "Bis" ist daher nicht notwendig.
• Bei Unterrichtsänderungen in einer Folgeperiode (sei es Lehrer, Fach, Klasse oder Schülergruppe), sollten Sie immer einen neuen Unterricht anlegen (am besten durch Kopieren und Einfügen - strg.c, strg.v). Soll der Unterricht den Platz im Stundenplan behalten, dann nutzen Sie statt der Funktion strg.v den Untis-Button "erweitertes Einfügen". Der Unterricht mit der neuen Unterrichtsnummer darf dann geändert werden. Der ursprüngliche Unterricht muss gelöscht werden. Falls Sie das Modul "Mehrwochenstundenplan" erworben haben, empfehlen wir Ihnen Befristungen einzutragen (statt den Unterricht zu löschen). Durch eine Befristung haben Sie in der aktuellen Periode immer den Überblick über alle bis dahin geplanten Unterrichte. (Das Anlegen eines neuen Unterrichts bei einer Unterrichtsänderung in einer neuen Periode ist extrem wichtig in Bezug auf die Wertrechnung, den Datenaustausch mit Edoo.sys und den Export der Unterrichte nach WebUntis.)

Beispiel: Die Klasse K1 hat 4 Wochenstunden Deutsch. In Periode1+2 unterrichtet der Lehrer L1, ab Periode3 übernimmt Lehrer L2 diesen Unterricht.

• Durch Kopieren und Einfügen von Unterricht, werden auch die Einträge in den Spalten "Art" und "Typ" mit übernommen. Wichtig: wenn Sie einen Unterricht in einer Folgeperiode neu anlegen sollten, müssen Sie die Spalten "Art" und "Typ" selbst befüllen, ansonsten kommt es zu Fehlern beim Übertrag der Daten nach Edoo.sys.

Was Sie bei gekoppeltem Unterricht beachten müssen:

• Haben Sie in Untis eine Kopplung mit mehreren Lehrern und/oder mehreren Klassen angelegt, müssen alle Kopplungszeilen zwingend denselben Wert haben. Edoo.sys hat Probleme mit unterschiedlichen Werten in den Kopplungszeilen. Sie lassen sich zwar nach Edoo.sys übertragen, sind allerdings in der Matrix nicht mehr korrigierbar. Deshalb ist auch hier wichtig: ändert sich der Unterricht in einer Kopplung in einer neuen Periode, dann kopieren Sie bitte die ganze Kopplung und fügen Sie diese neu ein. Erst mit der neuen Unterrichtsnummer ändern Sie bitte einzelne Kopplungszeilen. Somit haben alle Kopplungszeilen den gleichen Wert und die Wertrechnung für die Kollegen stimmt. Die ursprüngliche Kopplung ist entweder wieder zu befristen oder zu löschen.

Beispiel: Ab P1 existiert die Kopplung U-Nr. 31.                                                                                                              Ab P2 übernimmt der Lehrer L4 den Unterricht von Lehrer L3 = U-Nr. 33

-> Lehrer L2 hat auf das Jahr gerechnet seine 2 Wochenstunden 

-> beide Kopplungen (U-31 und U-33) haben gleiche Werte in ihren Kopplungszeilen.

Für die Datenübertragung nach Edoo.sys (z.B. wg. der Herbststatistik) müssen Sie folgendes beachten:

(wir gehen nachfolgend von einem dateibasierten Im-bzw Export aus)

• Falls Sie bis zur Herbststatistik bereits neue Perioden angelegt haben, in denen Änderungen für die Sek I durchgeführt wurden, erfolgt der Datenexport aus Untis IMMER aus Periode 1. Dabei werden alle Unterrichte aus den Folgeperioden mit ausgespielt.

• Sollten in dieser Untis-Datei in einer bestehenden Sek II in Folgeperioden bereits Umwahlen stattgefunden haben, dürfen Sie beim Import nach Edoo.sys NIE den Haken "Kurszuordnung (Oberstufe)" setzen. Beim Untis-Export werden nämlich nur die Oberstufendaten der Periode 1 ausgespielt und keine Daten der Folgeperioden.                                                                                                                                                                                                                                                    Beispiel 1: es werden die Daten der Periode1 aus Untis lt. dem Beispiel auf Seite 4+5 (Unterrichte Nr. 34 und 35) exportiert - folgendes wird in die  STDPLAN.TXT geschrieben:

• Beispiel 2: es werden die Daten der Periode1 aus Untis lt. dem Beispiel auf Seite 6 (Unterrichte Nr. 31 und 33) exportiert - folgendes wird in die STDPLAN.TXT geschrieben.

Importfenster Edoo.sys:

Wenn es auch einer Synchronisation der Sek II bedarf, erfolgt der Datenaustausch mit Edoo.sys wie folgt: 

• Wenn in einer Folgeperiode bereits Umwahlen stattgefunden haben, muss der Untis-Export IMMER aus der aktuellen Periode stattfinden.
• Im Importfenster von Edoo.sys darf NUR der Haken bei "Kurszuordnung (Oberstufe)" sitzen.

Zusammenfassung für den Datenaustausch Untis-Edoo.sys und Perioden:

• Gibt es bereits mehrere Perioden in der Untis-Datei, müssen Sie Periode1 auswählen und den Export in Untis starten, somit werden alle Unterrichte aus allen Perioden ausgepielt.
• Hat sich in Untis in den Folgeperioden in der Sek II nichts geändert, können Sie im Import-Fenster von Edoo.sys die Haken bei "Unterrichtsdaten", "Lehrerstundenabweichungen" und "Kurszuordnung (Oberstufe)" setzten.
• Haben in Untis bereits Umwahlen in der Sek II in den Folgeperioden stattgefunden, dann müssen Sie die Daten aus Untis zweimal exportieren:

1. Datenexport aus Untis aus Periode1 -> Datenimport in Edoo.sys mit den Haken "Unterrichtsdaten" und "Lehrerstundenabweichung".
2. Datenexport aus Untis aus der aktuellen Periode -> Datenimport nach Edoo.sys NUR mit dem Haken "Kurszuordnung (Oberstufe)".

Falls die Umwahlen bereits in Untis und Edoo.sys manuell durchgeführt wurden, entfällt Punkt 2.