Import von Vertretungsdaten

Wird die Stundenplanung und die Vertretungsplanung nicht von ein und derselben Person durchgeführt und demnach an zwei .gpn-Dateien gleichzeitig gearbeitet, kann ein Abgleich der Daten zwischen Stundenplaner und Vertretungsplaner notwendig werden. Dies wird von Untis über die Funktion "Vertretungsimport" unterstützt.

Rufen Sie diese Funktion, die Vertretungen aus einer zweiten .gpn-Datei importiert, über "Datei | Import/Export | Untis | Import Vertretungsplanung" auf.

Geben Sie im daraufhin erscheinenden Importdialog Namen und Pfad der Datei ein, von der Sie die Vertretungen importieren wollen.

Von dieser Datei werden dann alle Daten zur Vertretungsplanung des ganzen Schuljahres importiert. Alle Absenzen, Veranstaltungen, Vertretungen, Verlegungen, Sondereinsätze usw.

Additiver Vertretungsimport

Optional können beim Import von Vertretungsdaten die bereits vorhandenen Vertretungen beibehalten werden. Dies hilft vor allem großen Schulen, die mit dem Modul Abteilungsstundenplan dezentral arbeiten, alle Vertretungsdaten in einer Gesamtdatei zu vereinigen.

Wenn sich der Importdialog schließt, ist der Import vollzogen.

Vertretungsimport und Perioden

Am Schuljahresbeginn wird in vielen Schulen zunächst ein provisorischer Stundenplan erstellt, der ein, zwei Wochen seine Gültigkeit behält und dann durch den definitiven Stundenplan ersetzt wird. In den ersten Wochen wird täglich die Vertretungsplanung durchgeführt, währenddessen der Stundenplaner bereits am neuen Stundenplan arbeitet. Nach zwei Wochen sollen dann der neue Stundenplan und die bereits erstellten Vertretungen in einer Datei zusammengeführt werden.

Für diesen Abgleich der Daten zwischen Stunden- und Vertretungsplaner empfehlen wir folgende Vorgangsweise.

1. Erstellung des neuen Stundenplanes (schuljahr.gpn). Der Vertretungsplaner beginnt mit dieser Datei in den ersten Schultagen.
2. Der Stundenplaner nimmt diese Datei, zieht eine neue Periode (z.B. ab 28.9) ein, ändert den Stundenplan in der neuen Periode und speichert die Datei unter dem Namen schuljahr_neu.gpn ab.
3. Am ersten Tag der neuen Periode übergibt der Stundenplaner dem Vertretungsplaner die Datei schuljahr_neu.gpn. Dieser importiert die Vertretungsdaten von der Datei schuljahr.gpn. Ab nun arbeitet der Vertretungsplaner mit der Datei schuljahr_neu.gpn weiter.