In der Vertretungsplanung wird oft mit Bereitschaften (Präsenzen) gearbeitet.
In bestimmten Stunden haben eine oder mehrere Lehrpersonen Bereitschaft, d.h. sie müssen bereit sein, eine eventuell anfallende Vertretung zu übernehmen. Diese Bereitschaften werden oft erst nach Fertigstellung des Stundenplanes verplant. Dabei ist auf einige Punkte zu achten:
- Die Bereitschaften sind gerecht auf die in Frage kommenden Lehrpersonen zu verteilen.
- In manchen Stunden, z.B. in der ersten Stunde, sind mehrere Bereitschaften nötig.
- Es muss für jede Lehrperson eine Obergrenze geben, über die hinaus er nicht belastet werden darf.
- Die Bereitschaften müssen in den sonstigen Stundenplan der Lehrkraft "passen". Natürlich darf sie zur Zeit der Bereitschaft nicht unterrichten. Sie soll aber auch nicht an einem sonst unterrichtsfreien (Halb-)Tag verplant werden. Ideal sind Hohlstunden oder gegebenenfalls Stunden, vor oder nach denen sie unterrichtet.
- Mehrere Bereitschaften an einem Tag sind meist unerwünscht.
Bereitschaftsplanung - Vorbereitung
Folgende Punkte müssen vor der Verplanung erledigt werden. Wenn Sie in der Vertretungsplanung auf die Funktion "Bereitschaften" klicken, öffnen sich die dazu nötigen Fenster mit den entsprechenden Spalten automatisch.
Lehrer
Definieren Sie im Stammdatenfenster der Lehrer, mit wie vielen Bereitschaften Sie die Kollegen belasten wollen.
Sind die Bereitschaften einmal verplant, wird Ihnen in der Spalte "Anz. Bereit." angezeigt, wie viele Bereitschaften für jede Lehrperson verplant wurde.
Definieren Sie ein Bereitschaftsfach
Unter "Fach | Stammdaten" können Sie ein Fach als Bereitschaftsfach festlegen. Es wird automatisch eingestellt, dass Unterrichte mit diesem Fach nicht vertreten werden und auch nicht in die Zählung einfließen.
Zeit und Anzahl der Bereitschaften
Im Bereitschaftsfenster legen Sie fest, in welchen Stunden wie viele Bereitschaftsdienste erforderlich sind.Im Screenshot sehen Sie, dass in der ersten Stunde zwei und in den Stunden 2-3 jeweils eine Bereitschaft notwendig ist.
Bereitschaften verplanen
Um Bereitschaften verplanen zu können, entfernen Sie das Häkchen bei "Anzahl Bereitsch. anzeigen". Nun haben Sie drei Möglichkeiten die Bereitschaften zu verplanen. In den ersten beiden Fällen empfiehlt es sich auch einen Blick auf den Lehrerstundenplan zu werfen.
- Sie tragen einfach einen Lehrer in ein Feld mit Fragezeichen ein.
- Sie lassen die Bereitschaften automatisch verplanen.
- Sie klicken auf ein Feld und öffnen das Vorschlagsfenster. Dort sehen Sie welche Lehrpersonen für die entsprechende Bereitschaft geeignet wären.
Bei der dritten Variante zeigt Ihnen der Lehrer-Vorschlag zusätzliche Informationen, die Sie mit einem Rechtsklick in die Überschriften ein- und ausblenden können:
- Merker: Dieses Kennzeichen zeigt Ihnen wie auch beim Vertretungsvorschlag, wie weit die zu verplanende Bereitschaft von der nächsten Stunde der Lehrkraft entfernt ist.
- Anzahl Bereitschaften: So viele Bereitschaften sind bei dieser Lehrperson bereits verplant.
- Maximale Bereitschaften: Die maximale Anzahl an Bereitschaften, die diese Lehrperson laut Eintrag in den Stammdaten haben darf.
- Punkte: Diese Spalte ist ein Indiz dafür, wie gut die Lehrkraft generell für diese Bereitschaft geeignet ist.
- Zeitwünsche: Zeigt Ihnen ob zum Zeitpunkt der Bereitschaft ein Zeitwunsch dieser Lehrkraft vorliegt.
Bereitschaften in Unterricht übertragen
Wenn Sie mit der Einteilung fertig sind, können die Bereitschaften über <Bereitschaften in Unterricht übertragen> auch in das Unterrichtsfenster und in den Stundenplan gebracht werden.
Anzeige der Bereitschaften
Die Bereitschaften werden natürlich auch im Vertretungsvorschlag angezeigt. So kann man sehr schnell entscheiden, ob man einen Bereitschaftslehrer für eine offene Vertretung einsetzen will. In der Spalte "Merker" finden Sie dann den Kurznamen des Bereitschaftsfaches.
Mit dem Kennzeichen "Bereitschaften im Deputat" (Fächer | Stammdaten | Karteikarte Vertr.) können diese auch dem Deputat des Lehrers zugeordnet werden, d.h. sie zählen zum Lehrer-Ist-Wert wie "normaler" Unterricht. Eine gehaltene Vertretung in einer Bereitschaftsstunde zählt nicht positiv zur Vertretungszählung. Im Bericht "Vertretungsabrechnung" werden die nicht beanspruchten Bereitschaften des Abrechnungszeitraumes aufgelistet.
Bereitschaftsvertretungen
Ist eine Lehrperson an einem Tag absent, an dem sie für eine Bereitschaft eingeplant wäre, entsteht dadurch eine Bereitschaftsvertretung. Sie können in diese Vertretung über den Lehrervorschlag eine alternative Lehrperson eintragen, die dann an diesem Tag und in dieser Stunde Bereitschaft hat.
Möchten Sie, dass Bereitschaftsvertretungen automatisch generiert werden, entfernen Sie das Häkchen "keine Vertretung" für das Bereitschaftsfach in den Stammdaten.
Bilanz über Bereitschaften
Möchten Sie für einen bestimmten Zeitraum erfahren, wie viele Vertretungen für eine Lehrperson aus Bereitschaften resultiert sind, also eine Bilanz über genutzte und ungenutzte Bereitschaften, können Sie dies über die Vertretungsabrechnung erfahren. Voraussetzung dafür ist, dass für die gewählte Lehrperson im gewählten Zeitraum zumindest ein Vertretungsereignis vorliegt. Details zum Bericht finden Sie im Kapitel "Vertretungsabrechnung".
Bereitschaften für Pausenaufsichten
Ab der Version Untis 2019 können Sie nun auch Bereitschaften für Pausenaufsichten planen. Zentrale Schaltstelle dafür ist das Fenster Pausenaufsichten, das in einen Bereitschaftsmodus geschaltet werden kann.
Die Bereitschaftsplanung für Pausenaufsichten muss aus dem Stundenplan-Modus erfolgen, im Vertretungsmodus steht Ihnen diese Funktion nicht zur Verfügung.
Im Bereitschaftsmodus haben sie nun die Möglichkeit für jede Pausenaufsicht einen Bereitschaftslehrer zu nominieren. Dies geschieht entweder durch direkten Eintrag des Lehrer-Namens oder über den Lehrer-Vorschlag.
Im Vertretungsmodus werden die Bereitschaftslehrer für Pausenaufsichten entsprechend gekennzeichnet.
