Löschen von Schülerdaten - Beispiel Österreich

Einführung / Gesetzliche Lage

Die gesetzliche Lage bezüglich dem Löschen persönlicher Daten von Schüler*innen kann regional recht unterschiedlich sein. Deshalb haben wir eine möglichst universelle Lösung umgesetzt, die sie dabei unterstützen soll.

Hier möchten wir eine mögliche Vorgehensweise am Beispiel von Österreich beschreiben.

Laut §77 des Schulunterrichtsgesetzes müssen personenbezogene Daten von Schüler*innen basierend auf ihrer Klassenzugehörigkeit aufbewahrt bzw. gelöscht.
Nachdem eine Klasse ihr letztes Schuljahr hatte müssen die Daten für 3 Jahre aufbewahrt werden und nach 3 Jahren vollständig gelöscht werden.

Anmerkung:
Wie hier mit Schüler*innen vorzugehen ist, welche 1-2 Schuljahre wiederholen, ist leider nicht klar definiert. Die Überlegungen basieren wohl noch auf der Annahme von physischen Klassenbücher und nicht von einer Datenbank, wo es um das Löschen von Schülerstammdaten und deren verknüpften Daten geht.

Mögliches Vorgehen

Nehmen wir an es gibt 4 Jahrgänge in dieser Beispiel-Schule.
Im Sommer 2020 mit Ende des Schuljahres 2019/2020 müssen also die Schüler*innen der Klassen die vor 3 Jahren ihr letztes Schuljahr hatten gelöscht werden. Also die 4. Jahrgänge aus 2016/2017. Das sind großteils die gleichen Schüler*innen, welche 2015/2016 die 3. Jahrgänge waren, sofern es keine Klassenwechsel bzw. Zu-/Abgänge gab.

Es liegt in der Verantwortung der Schule bzw. der Administration die betroffenen Schüler*innen zu löschen. Mit den Neuerungen aus WebUntis 2021.0.0 ist das nun möglich, ohne vorher manuell alle Daten die mit einem Schülerstammdatenelement verknüpft sind einzelnd zu löschen.

Unter "Stammdaten" > "Schüler*innen" finden Sie die bekannte Liste der Schüler*innen mit den neuen Filtermöglichkeiten und der verbesserten Funktionalität des Löschen-Buttons.

Filter "ausgetreten bis"

Wenn das Austrittsdatum gepflegt ist kann klassenübergreifend und schuljahresübergreifend gefiltert werden und Schüler*innen die z.B. wiederholen und deshalb ein späteres Austrittsdatum haben werden nicht aufgelistet.

1) Der Filter "ausgeterten bis" listet alle Schüler*innen auf mit Austrittsdatum zum Stichtag oder davor.

2) Alle auswählen mit dem obersten Häkchen. Bei Bedarf könnne einzelne deselektiert werden.

3) Löschen > öffnet den Bestätigungsdialog auf den weiter unten eingegangen wird.

Filter "Schuljahr" & "Klasse"

Falls Sie keine Austrittsdatum setzen bzw. das in der Vergangenheit noch nicht gemacht haben, können die Filter "Schuljahr" & "Klasse" bei der Selektion der richtigen Schüler*innen helfen.

1) Wir beginnen mit Schuljahr 2016/17 und wählen die 4-HELE aus (2), denn diese sind vor 3 Jahren aus der Schule ausgetreten.

3) Alle auswählen bzw. Ausnahmen deselektieren.

4) Löschen > öffnet den Bestätigungsdialog auf den weiter unten eingegangen wird.

• Das muss für alle Klassen des 4. Jahrganges des Schuljahres 2016/17 wiederholt werden.
• Um auch eventuelle Schulabgänger*innen aus früheren Jahrgängen nicht zu vergessen, muss der Vorgangan wiederholt werden für Schuljahr 2015/16 und entsprechend den Klassen des 3. Jahrganges und so weiter (2014/15 > 2. Jahrgang und 2013/14 > 1. Jahrgang)

Bestätigungsdialog

1) Zu Beginn wird erklärt, welche Daten mit einem/einer Schüler*in verknüpft sein können:

Stammdaten, WebUntis Benutzer, WebUntis Drive Verknüpfungen, Untis Messenger Benutzer, gesendete Nachrichten, Verknüpfungen zu emfangenen Nachrichten, Messenger Gruppenmitgliedschaften, Schülergruppenzuordnungen, Klassenzuordnungen, Verknüpfungen zu Unterrichten und Prüfungen, Noten, Buchungen, Verknüpfungen zu Adressen von Erziehungsberechtigten und Betrieben, persönliche Klassenbucheinträge, Verknüpfungen zu allgemeinen Klassenbucheinträgen, Abwesenheiten, Entschuldigungen, Befreiungen, Sitzpläne und Klassendienste.

2) Anschließend werden nochmals alle selektierten Schüler*innen namentlich aufgelistet.

3) Der "Alles löschen"-Button wird erst aktiviert nachdem die erste Checkbox bestätigt wurde:
Ich verstehe, dass diese Löschung endgültig ist und nicht rückgängig gemacht werden kann.

4) In den meisten Fällen wird auch die 2. Checkbox gewünscht sein. (Ausnahme z.B. Berufsschulen, wo Betriebsbenutzer weiter verwendet werden sollen, auch falls vorläufig keine Schüler*innen verknüpft sind.)