In den meisten Fällen werden die Vertretungen im Vertretungsfenster (= Vertretungsansicht) bearbeitet. Jede Änderung des tagesaktuellen Stundenplanes – sei es durch den Eintrag einer Abwesenheit, einer Veranstaltung, oder durch das Arbeiten im Planungsdialog – erzeugt im Vertretungsfenster eine eigene Vertretungszeile über die die Vertretung bearbeitet werden kann. Eine offene Vertretung kann auf Entfall gesetzt werden, es kann ein Vertretungs- oder Betreuungslehrer eingeteilt, oder der Raum geändert werden. Im Folgenden werden diese Möglichkeiten beschrieben.