Für die Ausgabe der aktuellen Vertretungsdaten stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:
Mit WebUntis und der Untis Mobile App für Android und iOS können sich Lehrer sowie Schüler jederzeit über tagesaktuelle Änderungen informieren.
Die Vertretungslisten oder die Vertretungsdaten im Stundenplanformat können natürlich auch ausgedruckt werden.
Die Monitorausgabe über WebUntis oder im HTML-Format - etwa an einem Monitor im Eingangsbereich der Schule - spart Papier, kann rasch aktualisiert werden und steht immer und überall zur Verfügung (Internet, Intra-net). Diese unschlagbaren Vorteile haben in den letzten Jahren zu einem regelrechten Boom dieser Variante geführt.
Die Vertretungs-Informationen können aber auch per E-Mail oder SMS zugeschickt werden (Voraussetzung dafür ist der Modul "Info-Stundenplan"). Alle diese Möglichkeiten werden in den folgenden Kapiteln ausführlich beschrieben.
Einrichten der Vertretungslisten
Vertretungslisten werden in der Regel getrennt für Lehrende und Studierende ausgegeben, da sowohl die aus-gegebenen Informationen als auch die Sortierung der Daten unterschiedlich sein sollen. Im Folgenden soll daher eine eigene Liste für die Lehrpersonen und eine eigene Liste für die Schüler angelegt werden. Aus diesem Grund brauchen Sie eine eigene Vertretungsansicht für Lehrende, die dann unabhängig von der Schülerliste adaptiert werden kann. Für das Anlegen der Lehrer- oder Schülerliste sind drei Schritte notwendig:
Anlegen einer eigenen Vertretungsansicht
Um eine neue Vertretungsansicht anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Öffnen Sie die Drop Down Box am unteren rechten Rand des Fensters und wählen Sie "Ansicht speichern als...".
- Geben Sie der neuen Liste einen aussagekräftigen Namen (z.B. LELI - Lehrerliste).
- Bestätigen Sie mit <OK>.
Sie haben nun ein neues Vertretungsformat angelegt und können es in dem Auswahlfeld in der Vertretungsliste auswählen.
Sämtliche Vertretungsformate finden Sie über:
- den Button "Vertretungsformate" in der Multifunktionsleiste
- das Kontextmenü der rechten Maustaste und dem Punkt "Vertretungsformate".
Anzeigen der gewünschten Informationen
So können genau jene Informationen angezeigt werden, die in der Ausgabe erscheinen sollen:
Öffnen Sie in der neu erzeugten Ansicht <Felder der Ansicht>und setzen Sie bei all jenen Feldern, die ausge-druckt werden sollen, ein Häkchen in der Spalte "aktiv" und. nehmen Sie das Häkchen bei jenen Feldern weg, die nicht angezeigt werden sollen.
Bei den Feldern in Klammer wie "(Lehrer)" handelt es sich um das zu ersetzende Element, also den absenten Lehrer, die Klasse, die nicht anwesend ist, das Fach, das laut Stundenplan unterrichtet hätte werden sollen, oder der Raum, der nicht zur Verfügung steht.
Das Feld "Vtr-Nr." kann aus programmtechnischen Gründen nicht ausgeblendet werden. Blenden Sie die Num-mer daher für den Druck aus, indem Sie das Häkchen im Feld "drucken" wegnehmen.
Im Seitenlayout kann dieses Format weiter bearbeitet werden. Auch dort können zu einem späteren Zeitpunkt noch Felder hinzugefügt oder entfernt werden.
Farben und Bezeichnungen anpassen
Um die Ausgabe der Vertretungsdaten noch übersichtlicher zu gestalten, können die einzelnen Vertretungsarten mit Farben versehen werden (z.B. Raumvertretungen gelb und Entfälle rot). Die Farbzuweisungen nehmen Sie unter "Einstellungen | Vertretungsplanung | Farben und Bezeichnungen" vor. Diese Möglichkeit wird oft bei der HTML-Ausgabe in Anspruch genommen (siehe Kap.HTML-Ausgabe). In diesem Fenster haben Sie auch die Möglichkeit, die vordefinierten Bezeichnungen wie "Entfall" oder "Betreuung" zu verändern. Die von Ihnen eingegebene Bezeichnung wird sowohl in der Vertretungsliste angezeigt als auch ausgegeben.
Sortierung
Über die Schaltfläche <Sortieren> 
hinterlegen Sie, nach welchen Kriterien die Vertretungsliste sortiert werden soll. Diese Sortierung wird gespeichert und bleibt für dieses Vertretungsformat permanent erhalten.
Druck für mehrere Tage
Soll die Anzeige des Vertretungsfensters, bzw. der Ausdruck für mehrere Tage erfolgen, so wählen Sie über die Schaltfläche <Kalender> "Von-Bis". Daraufhin werden zwei Datumsfelder angezeigt. Stellen Sie nun das zweite Datum auf den übernächsten Tag - es werden sämtliche Vertretungen für die drei Tage angezeigt.
Soll dieser Tages-Abstand auch bei einer Datumsänderung erhalten bleiben, so "frieren" Sie ihn über das Schloss-Symbol ein.
Wenn der Druck über mehrere Tage erfolgt, sollte die Liste in erster Linie nach dem Datum sortiert sein, so dass die zwei Tage klar voneinander getrennt sind. Es besteht später auch die Möglichkeit beide Tage auf eine eigene Seite zu drucken.
Vertretungszeilen nicht drucken
Wollen Sie bestimmte Vertretungszeilen nicht ausdrucken, so können Sie diese in der Vertretungsansicht in der Spalte "N. Druck (N)" mit einem Häkchen versehen.
Wenn bei einem Fach bei den Stammdaten das Kennzeichen "N. Druck. (N)" gesetzt ist, so werden Vertretungs-fälle mit diesem Fach generell nicht gedruckt.