Wozu dient der Schüler*innenimport?
Der Schüler*innenimport dient dazu, die Schüler*innenstammdaten in WebUntis zu aktualisieren und neu eingetretene Schüler*innen erstmalig anzulegen.
Wann ist ein Schüler*innenimport sinnvoll?
Der Schüler*innenimport findet hauptsächlich zu Beginn des Schuljahres statt, um die neuen Schüler*innen nach WebUntis zu exportieren und die bestehenden Schüler*innen den neuen Klassen zuzuordnen. Importe während des Jahres sind dann sinnvoll, wenn Sie die Informationen von mehreren Schüler*innen auf einmal bearbeiten möchten. Klassenwechsel für einzelne Schüler*innen werden in der Regel händisch in WebUntis durchgeführt.
Woher bekomme ich die Schüler*innendatei für den Import?
Die Schüler*innendatei wird aus Ihrer Schüler*innenverwaltung exportiert. Die genaue Vorgangsweise erfragen Sie am besten direkt beim Hersteller Ihrer Schüler*innenverwaltung
Muss die Schüler*innendatei einem gewissen Aufbau folgen?
Die Schüler*innendatei hat keine feste Vorgabe in der Anordnung der Spalten. Die Spalten können den WebUntis Feldern beim Import händisch zugeordnet werden. Die Datei selbst ist eine Textdatei, in der die einzelnen Datenfelder mit einem der üblichen Trennzeichen (z.B. Komma, Semikolon oder TAB) getrennt sind. Üblicherweise hat die Datei die Endung .txt oder .csv.
Was passiert mit Schüler*innen, die aus der Schule austreten?
Schüler*innen, die aus der Schule austreten, dürfen nicht gelöscht werden. Stattdessen ist es ratsam diese mit einem Austrittsdatum zu versehen. Dieses kann entweder über den Schüler*innenimport mitimportiert werden oder unter Stammdaten | Schüler*innen mittels der Sammelfunktion 'Austrittsdatum setzen' händisch gesetzt werden. Sobald dieses Austrittsdatum überschritten ist, scheint der/die Schüler*in in keiner der Auswahllisten mehr auf (außer in den Stammdaten).
Was ist der Unterschied zwischen Schülern*innen und Benutzern?
Wenn Sie Schüler*innen importierten, so bedeutet das nicht, dass diese automatisch auch einen Zugang zu WebUntis erhalten. Stattdessen muss für diese Schüler*innen über die Benutzerverwaltung ein eigener Benutzer angelegt werden. Der Name des Benutzers kann sich dabei gänzlich vom Kurznamen des/der Schüler*in unterscheiden.
Umgekehrt bedeutet das, dass wenn Sie einen Schüler*innenbenutzer löschen, das zugehörige Stammdatenelement nicht automatisch mitgelöscht wird.
Wie kann ich Abteilungen für die Schüler*innen importieren?
Die Abteilung leitet sich automatisch aus der Klasse der/s Schüler*in ab. Eine gesonderte Zuweisung ist nicht nötig.
Bei den Schüler*innen fehlt die Klassenzuordnung?
Wenn Sie feststellen, dass bei Schüler*innen keine Klasse zugeordnet ist, so sollten Sie beim Import der Schüler*innen auch entsprechende Fehlermeldungen erhalten haben ('Die Klasse wurde nicht gefunden').Das Problem kommt meist daher, dass die importierte Klasse in WebUntis nicht bekannt ist. Im einfachsten Fall liegt dies an einem fehlenden Stammdatenexport aus Untis. Führen Sie einen Export der Stammdaten durch und wiederholen Sie den Import. Ein anderer Grund könnte die Groß- und Kleinschreibung der Klassennamen sein. Stellen Sie bitte sicher, dass die Namen der Klassen in beiden Systemen (der Importdatei und in WebUntis) gleich sind.
Bei den Schüler*innennamen werden die Umlaute falsch dargestellt?
Sollten Sie in den Schüler*innennamen seltsam anmutende Sonderzeichen vorfinden (Müller statt Müller), so liegt das wahrscheinlich daran, dass beim Import der falsche Zeichensatz ausgewählt wurde.
Wenn Sie sich an die empfohlene Vorgangsweise für die Identifikation der/s Schüler*in gehalten haben und dafür einen externen Schlüssel verwenden, so ist die Situation nicht weiter tragisch. Importieren Sie die Schüler*innendatei bitte nochmals, allerdings unter der Auswahl des richtigen Zeichensatzes. Da die Identifikation über den externen Schlüssel geschieht, werden die Vornamen und Nachnamen einfach auf die richtige Schreibweise aktualisiert.
Sollen Sie die Identifikation der Schüler*innen über die Methode 'Vorname, Nachname, Geburtsdatum' durchführen, so ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie in den Schüler*innendaten doppelte Schüler*innen vorfinden. Näheres dazu im nächsten Punkt.
Meine Schüler*innen sind doppelt?
Im Falle von doppelten Schüler*innen ist es wichtig keine weiteren Importe mehr durchzuführen. Die weitere Vorgangsweise hängt von dem Zeitpunkt ab, wann die Tatsache von verdoppelten Schülern*innen entdeckt wird.
Feststellung direkt nach dem Import:
Wenn Sie nach der Durchführung des Imports feststellen, dass manche Schüler*innen doppelt vorhanden sind, so kann die Situation noch relativ einfach bereinigt werden indem Sie die doppelten Schüler*innen händisch wieder löschen. Das Löschen ist zu diesem Zeitpunkt noch möglich, da direkt nach dem Import noch keine Abhängigkeiten (Abwesenheiten, …) vorhanden sind.
Feststellung zu einem späteren Zeitpunkt:
Wenn Sie erst zu einem späteren Zeitpunkt (nach einem Tag) feststellen, dass manche Schüler*innen doppelt vorhanden sind, so ist es wahrscheinlich, dass zu diesen bereits Abhängigkeiten (eingetragene Abwesenheiten, …) vorhanden sind.
Die Supportmitarbeiter der Untis GmbH können eine Funktion aufrufen, die versucht die doppelten Schüler*innen wieder zusammenzufassen. Voraussetzung dafür ist, dass der Vorname, Nachname und das Geburtsdatum bei den Duplikaten gleich sind.
Stellen Sie bitte sicher, dass diese Voraussetzung erfüllt ist (händische Anpassung) und wenden Sie sich dann an Ihren Support.
Wie wechsle ich die Schüler*innenverwaltung?
Wenn sich Ihre Schüler*innenverwaltung ändert und Sie zur Schüler*innenidentifikation einen externen Schlüssel aus der Schüler*innenverwaltung verwendet haben, so müssen in WebUntis die alten Schlüssel bei den Schüler*innen durch die neuen Schlüssel aus der neuen Schüler*innenverwaltung ersetzt werden.
Als Ausgangsbasis brauchen Sie für den Wechsel ein Schüler*innendatei, wie Sie sie für den regulären Import von Schüler*innendaten verwenden, nur diesmal mit den eindeutigen Schlüsseln aus beiden Schüler*innenverwaltungen ('Schlüssel extern alt' und 'Schlüssel extern neu').
Führen Sie mit dieser Datei den Import der Schüler*innendaten wie gewohnt durch bis Sie zur Auswahl der Feldzuordnungen kommen. Dort wählen Sie bitte den Feldnamen 'Schlüssel (extern, alt)' für die Spalte mit dem eindeutigen Schlüssel aus der alten Schüler*innenverwaltung und den Feldnamen 'Schlüssel (extern)' für die Spalte, die den Schlüssel aus der neuen Schüler*innenverwaltung enthält.
Abschließend wählen Sie bei der Schüler*innenidentifikation die Methode 'Schlüssel (extern, alt)' aus und klicken Sie auf den Button 'Import'.
Durch diesen Prozess werden die Schüler*innen über die alten Schlüssel identifiziert und stattdessen der neue Schlüssel eingesetzt. Bei zukünftigen Importen ist der alte Schlüssel nicht mehr erforderlich und der Import kann wieder in gewohnter Weise durchgeführt werden.
Wenn Sie keinen externen Schlüssel in Verwendung hatten, so achten Sie bitte bei der Umstellung auf die neue Schüler*innenverwaltung darauf, ob es beispielsweise Schüler*innen mit einem 2. Vornamen gibt, welcher nun in der Schüler*innendatei enthalten/nicht mehr enthalten ist. Falls ja, so muss dieser 2. Vorname in WebUntis vor dem Import händisch hinzugefügt/entfernt werden. Dasselbe gilt auch für einen geänderten Familiennamen oder ein korrigiertes Geburtsdatum.
Achten Sie bei der neuen Schüler*innendatei auch auf den Zeichensatz, da sich dieser vom verwendeten Zeichensatz der alten Schüler*innenverwaltung unterscheiden kann. Wenn Sie sich nicht sicher sind, so kontaktieren Sie diesbezüglich bitte den Hersteller Ihrer neuen Schüler*innenverwaltung.