Da die Stammdaten der Schüler*innen nicht in Untis geführt werden (einzige Ausnahme sind hierbei Schüler*innen der Oberstufe bei Nutzung des Kursplanung-Moduls), ist für diese ein Import in WebUntis notwendig.
Wenn Untis mit dem Modul Studentenstundenplan oder Kursplanung eingesetzt wird, dann werden in Untis vorhandene Schüler*innen und Kurszuordnungen beim Export von Untis nach WebUntis natürlich übertragen. Schüler*innen von "klassischen" Klassen werden aber normalerweise nicht in Untis geführt, sodass diese Schüler*innen aus Ihrem Schülerverwaltungsprogramm übernommen werden müssen.
Zum Importieren von Schülerdaten benötigt der Benutzer das Recht "Stammdaten | Schüler*innen". Auf der Seite <Stammdaten> | <Schüler*innen> finden Sie die Schaltfläche < Import>.
Export aus dem Schulverwaltungsprogramm
Es empfiehlt sich, die Schüler*innenstammdaten aus dem Schulverwaltungsprogramm zu exportieren. Je nachdem, welches Sie nutzen fragen Sie ggf. bei Ihrem lokalen Support nach, ob ein Exportformat empfohlen wird.
Die Importdatei speichern Sie dann als Text (Tabstopp-getrennt) (*.txt) ab.
Alternativ ist auch der Import einer CSV-Datei möglich.
Der später jährlich wiederkehrende Klassenwechsel der Schüler*innen findet anhand der Importdatei statt. Somit sollte die Klassenbezeichnung auf jeden Fall angegeben sein. Außerdem natürlich der Vor- und Nachname. Es empfiehlt sich, vor allem wenn Sie keine Schüler*innen-Identifikationsnummer importieren, außerdem das Geschlecht und Geburtstag mit zu importieren.
Mindestangaben in der Import Datei für Schüler*innenstammdaten sind also:
- Vorname
- Familienname
- Klassenbezeichnung
Wenn möglich ebenfalls enthalten sind:
- Geburtsdatum
- Geschlecht
- Schüler*innen-Identifikationsnummer
- E-Mail-Adresse
Wenn Sie das erste Mal einen Schüler*innenimport durchführen, importieren Sie zunächst nur ein paar Schüler*innen (möglichst mit Sonderzeichen im Namen), damit Sie diese gegebenenfalls wieder leicht löschen können. Nehmen Sie dazu eine Importdatei mit nur wenigen Zeilen.
Wo wird der Import durchgeführt?
Unter dem Reiter "Stammdaten" in WebUntis wählen Sie die „Schüler*innen“ aus und klicken auf den "Import".
(1) Wählen Sie dann als Dateiquelle die neu erstellte Import-Datei aus,
(2) passen Sie dann das Stichtagsdatum für die Klassenzugehörigkeit an
und klicken Sie auf "Weiter".
Datenquelle
Geben Sie jene Datei als Datenquelle an, welche die Schüler*innendaten enthält wie z.B. "Import Schüler_innen.csv".
Zeichensatz
Standardmäßig ist der mitteleuropäische Zeichensatz ISO-8859-1 eingestellt. Wenn Ihre Daten etwa im Unicode-Format UTF-8 vorliegen, müssen sie den Zeichensatz entsprechend ändern, um ein korrektes Importieren der Schüler*innen-Stammdaten zu ermöglichen.
Stichtagsdatum
Wird mit den Schüler*innen eine Klassenzugehörigkeit importiert, gilt diese ab diesem Datum. Standardmäßig ist hier das Beginndatum des Schuljahres eingestellt.
Wie konfiguriere ich den Import?
Wenn der Import gestartet ist, können Sie beim Importprofil definieren, welcher Eintrag der Datei mit den Schüler*innen welchem Parameter in WebUntis entspricht.
Nun können Sie diesem Importprofil einen Namen geben und dieses Profil nach der Feldzuordnung für spätere Zwecke speichern. Als nächstes können Sie das Trennzeichen Ihrer Textdatei auswählen. Im Screenshot wäre das Trennzeichen beispielsweise das Semikolon (Strichpunkt).
Im Bereich darunter sehen Sie auf der linken Seite nun alle Einträge zu einer/m Schüler*in in der Importdatei. Hier können durchaus Einträge zu finden sein, die Sie gar nicht benötigen, diese werden einfach nicht importiert.
Zuordnung
Auf der linken Seite werden Ihnen nun die Einträge der ersten Zeile der Textdatei (der/s ersten Schüler*in bzw. der Überschrift) angezeigt. Verwenden Sie die Auswahllisten, um die einzelnen Felder zu identifizieren.
Sie wissen nun z.B., dass der Familienname der/s angezeigten Schüler*in "Schmidt" ist. Klicken Sie auf die Auswahlbox neben diesem Namen, und stellen Sie den Parameter auf "Familienname".
Diese Zuordnung machen Sie nun bei allen Parametern, die Sie in WebUntis importieren wollen.
Mit dem Eintrag eines Profil-Namens und einem Klick auf die Schaltfläche <Speichern> wird dieses Importprofil gespeichert, damit Sie zu einem späteren Import die Zuordnung nicht noch einmal durchführen müssen.
Die Schüler*innendaten werden durch die Feldzuordnung noch nicht importiert.
Wenn Sie in der Textdatei eine Überschrift verwenden, haken Sie bitte die Option "Erste Zeile ignorieren" an. Damit wird die Überschriftszeile nicht als Schüler*in importiert.
Sollte in der Textdatei der Aliasname der Klasse verwendet werden, kann die Zuordnung der Schüler*innen zu den Klassen - mit aktivierter Option - auch stattfinden.
Vorschau und Importieren
Klicken Sie auf die Schaltfläche <Vorschau>, um einen Überblick über die zu importierenden Schüler*innen zu bekommen. Wenn die Vorschau Ihren Vorstellungen entspricht, klicken Sie in weiterer Folge auf die Schaltfläche <Importieren> und die Schüler*innendaten werden importiert.
Existierende Schüler*innen werden mit den Importdaten abgeglichen. Dafür muss WebUntis eine*n Schüler*in eindeutig identifizieren können. Am besten importieren Sie daher auch eine eindeutige Schüler*in-ID. Normalerweise hat jede Schüler*innenverwaltung eine solche ID. Zu dieser ID weisen Sie das Feld "Schlüssel (extern)" zu und wählen als Schüler*innenidentifikation "automatisch" aus.
Die importierten Schüler*innen finden Sie nun unter <Stammdaten> | <Schüler*innen>.
Wann ist der Schüler*innenimport erneut durchzuführen?
Die Stammdaten der Schüler*innen des letzten Schuljahres bleiben in WebUntis über ein Schuljahr hinaus bestehen. Allerdings sind diese Schüler*innen nach Ende eines Schuljahres keiner Klasse mehr zugeordnet. Deshalb ist es zu Beginn eines neuen Schuljahres notwendig, alle Schüler*innen mit Angabe der Klasse zu importieren. Durch diesen Import kommen entsprechend auch die neuen Schüler*innen nach WebUntis.
Wie erkennt WebUntis die bereits vorhandenen Schüler*innen wieder?
Auch hierbei kommt es darauf an, ob Sie bereits eine Schüler-Identifikationsnummer importiert wurde. Anhand dieser weiß WebUntis auch im Falle einer Änderung des Nachnamens, welche vorhandenen Stammdaten zu den neu importierten Informationen gehört.
Sollte dies nicht der Fall sein, vergleicht WebUntis Vor- und Nachname, sowie das Geburtsdatum, weshalb es sich empfiehlt dieses mit zu importieren. Hat sich der Nachname eines Schülers geändert, sollten Sie manuell das alte Stammdatenelement austreten lassen.
Sollten in der Importübersicht, welche vor dem endgültigen Import erscheint, die Zahlen der neu importierten Schüler*innen deutlich von den realen Zahlen abweichen, kontrollieren Sie nochmals Ihre Import-Datei und wenden Sie sich ggf. an Ihren lokalen Support, um die Dopplung von Schülerdaten zu vermeiden.
Was ist bei den Schüler*innen, die in Untis geführt werden zu beachten?
Unter "Administration" > "Integration" setzen Sie bitte den Haken bei "Schülerstammdaten aus Untis übernehmen". Ansonsten weicht das weitere Verfahren (Benutzererstellung für Schüler*innen) nicht von den anderen Schüler*innen ab.