Den eigentlichen Versand der E-Mails starten Sie über den Button <Mailen>, welchen Sie beispielsweise im Startreiter im Menü unter Info-Stundenplan oder im Reiter "Module" finden.
Über die Auswahl der Reiter steuern Sie, ob Stundenpläne, Unterrichtsverteilung, Stundenlisten, Vertretungslisten, Vertretungsabrechnungen oder Wochenwerte versendet werden sollen.
Mailen der Stundenpläne
Im Versandfenster der Stundenpläne können Sie über die Schaltfläche <Auswahl> diejenigen Lehrer bzw. Studenten auswählen, denen ihr persönlicher Stundenplan per E-Mail zugestellt werden soll.
In dieser Auswahl werden nur Lehrer bzw. Studenten angezeigt, bei denen eine E-Mail Adresse in den Stammdaten definiert ist.
Wenn Sie Lehrer-Pläne verschicken, können Sie mit dem Auswahlfeld „Klassenplan senden“ jedem Lehrer auch den Stundenplan der Klassen senden, denen er als Klassenlehrer vorsteht. Entsprechende Eintragungen nehmen Sie in den Stammdaten der Klassen im Feld „Klassenlehrer“ vor.
So wie bei allen Stundenplan-Ausgaben können Sie auch hier bestimmen, in welchem Format der Stundenplan ausgegeben werden soll. Betätigen Sie dazu die Schaltfläche rechts neben <Auswahl> und wählen Sie aus dem nun erscheinenden Dialog ein Stundenplanformat aus. Das gewählte Format wird auf den einzelnen Schaltflächen angezeigt.
Der zweite Button (im Screenshot mit <Format> beschriftet) bezieht sich auf die Auswahl des Formates für den Klassenplan.
Soll der Stundenplan nicht als HTML Datei, sondern als PDF versendet werden, so aktivieren Sie die Option "PDF".
Festlegen des Datums
Sie haben zwei Möglichkeiten, um festzulegen, für welchen Zeitbereich die Stundenpläne verschickt werden sollen:
1. Wenn Sie über den Kalender ein Datum auswählen, wird der Stundenplan für die gewählte Woche versendet.
Den Kalender können Sie sowohl im Stundenplanmodus, als auch im Vertretungsmodus bedienen. Wenn der Versand im Vertretungsmodus gestartet wird, sind die tagesaktuellen Informationen mit sämtlichen Vertretungen berücksichtigt. Wenn Sie den E-Mail Versand im Stundenplanmodus starten, sind die Vertretungsdaten nicht im Stundenplan enthalten.
2. Datum aus Stundenplan: Hier haben Sie die Möglichkeit, die Stundenpläne für den Zeitbereich zu verschicken, der in den Stundenplan-Einstellungen des jeweiligen Formates definiert ist - also auch für das ganze Schuljahr bzw. die ganze Periode. Dieses Feld kann nur im Stundenplanmodus aktiviert werden.
Nachrichtentext der E-Mail
Für den Betreff und die Nachricht der E-Mail stehen gleichnamige Eingabefelder zur Verfügung. Dabei haben Sie die Möglichkeit, folgende Platzhalter zu verwenden:
^d= Datum des Stundenplans (z.B. 13.9.2019)
^a= Aktuelles Datum und Uhrzeit (z.B. 15.03.2019 09:33) ^s= Kurzname des Lehrers / Schülers
^I= Langname des Lehrers / Schülers
^f= Vorname des Lehrers / Schülers
^t= Titel des Lehrers
Möchten Sie einen längeren Text verfassen, können Sie die Fenstergröße verändern, um das Textfeld zu vergrößern.
Mit einem Klick auf die Schaltfläche <Senden> starten Sie den E-Mail Versand.
Eventuell auftretende Fehler werden in der Logdatei protokolliert. Sie können diese Datei mit einem Klick auf die Schaltfläche <Logdatei> einsehen.
Die Logdatei enthält folgende Informationen:
1. Datum: Versanddatum + Uhrzeit
2. Kurzname: Kurzname des Lehrers bzw. Schülers, an den das Mail versandt wurde
3. E-Mail Adresse des Empfängers
4. Betreffzeile des E-Mails
5. Sendestatus: ok oder gegebenenfalls Fehlernummer bzw. Fehlermeldung bei Problemen
Mailen der Unterrichtsverteilung
Über den Reiter "Unterricht" können die Unterrichtsverteilungen an das Kollegium oder bestimmte Lehrer versendet werden. Äquivalent zum Vorgehen im Kapitel " Mailen der Stundenpläne" kann auch das verwendete Format umgestellt, oder die Unterrichtsverteilung als PDF versendet werden.
Mailen der Stundenlisten
Über den Reiter "Stundenliste" können Stundenlisten an das Kollegium oder einzelne Kollegen versendet werden. Äquivalent zum Vorgehen im Kapitel " Mailen der Stundenpläne" kann auch das verwendete Format umgestellt, oder die Stundenliste als PDF versendet werden.
Mailen von Vertretungslisten
Auch Vertretungslisten können b ei Verwendung des Moduls Vertretungsplanung analog zu den anderen Beispielen an beliebige Lehrer versendet werden.
Mit dem Auswahlfeld „Nur Lehrer mit Änderungen“ können Sie einstellen, dass nur Lehrerpläne verschickt werden sollen, die zumindest eine Änderung im Vergleich zum Regelstundenplan aufweisen.
Mailen der Vertretungsabrechnung
Auch die Vertretungsabrechnungen können bei Verwendung des Moduls Vertretungsplanung elektronisch weitergeleitet werden. Zusätzlich zur Auswahl der Adressaten kann hier auch der Zeitbereich der Abrechnung eingestellt werden.
Mithilfe der Auswahlliste können Sie einstellen, welches Monat Sie ausgeben wollen - Damit entfällt das mühsame editieren des Datums-Bereiches.
Mailen der Wochenwerte
Auch Wochenwerte können bei Verwendung des Moduls Unterrichtsplanung/Wertrechnung elektronisch weitergeleitet werden. Zusätzlich zur Auswahl der Adressaten kann auch hier der Zeitbereich eingestellt werden.
