Da die Stammdaten der Schüler*innen nicht in Untis geführt werden (einzige Ausnahme sind hierbei Schüler*innen der Oberstufe bei Nutzung des Kursplanung-Moduls), ist für diese ein Import in WebUntis notwendig.

Wie bereite ich die Import-Datei vor?

Es empfiehlt sich, die Schülerstammdaten aus dem Schulverwaltungsprogramm zu exportieren. Je nachdem, welches Sie nutzen fragen Sie ggf. bei Ihrem lokalen Support nach, ob ein Exportformat empfohlen wird.

Die Importdatei speichern Sie dann als Text (Tabstopp-getrennt) (*.txt) ab.
Alternativ ist auch der Import einer CSV-Datei möglich.

Der später jährlich wiederkehrende Klassenwechsel der Schüler*innen findet anhand der Importdatei statt. Somit sollte die Klassenbezeichnung auf jeden Fall angegeben sein. Außerdem natürlich der Vor- und Nachname. Es empfiehlt sich, vor allem wenn Sie keine Schüler-Identifikationsnummer importieren, außerdem das Geschlecht und Geburtstag mit zu importieren.

Mindestangaben in der Import Datei für Schülerstammdaten sind also:

• Vorname
• Familienname
• Klassenbezeichnung

Wenn möglich ebenfalls enthalten sind:

• Geburtsdatum
• Geschlecht
• Schüler-Identifikationsnummer
• E-Mail-Adresse

Wo wird der Import durchgeführt?

Unter dem Reiter "Stammdaten" in WebUntis wählen Sie die „Schüler“ aus und klicken auf den "Import". (1) Wählen Sie dann als Dateiquelle die neu erstellte Import-Datei aus,
(2) passen Sie dann das Stichtagsdatum für die Klassenzugehörigkeit an
und klicken Sie auf "Weiter".

Wie konfiguriere ich den Import?

Nachdem Sie die Datei hochgeladen haben, nehmen Sie in der folgenden Ansicht dann (entsprechend der Formatierung und Inhalte der Import-Datei) die Feldzuordnungen vor.
Links stehen die Informationen aus der Importdatei und rechts können Sie zuordnen, welchen Informationen diese in WebUntis zugeordnet werden sollen.

(1) Das Trennzeichen ist bei einer Tabstopp-getrennten *txt Datei der Tabulator.

(2) Wenn Sie eine Schüler-Identifikationsnummer aus Ihrem Schulverwaltungsprogramm exportiert haben, kann diese als „Schlüssel (extern)“ importiert werden.

(3) Sollten Sie in der Import-Datei Überschriften der Spalten haben, so setzen Sie den Haken bei "Erste Zeile ignorieren".

(4) Bei der Schüleridentifikation kommt es wieder darauf an, ob eine ID vorhanden ist, falls nicht setzen Sie diese auf "automatisch".

(5) Benennen Sie dann das Profil und speichern es unter einem entsprechenden Profil-Namen ab. Dies führt dazu, dass Sie die nun folgende Feldzuordnung nur einmal vornehmen müssen.

Wann ist der Schülerimport erneut durchzuführen?

Die Stammdaten der Schüler*innen des letzten Schuljahres bleiben in WebUntis über ein Schuljahr hinaus bestehen. Allerdings sind diese Schüler*innen nach Ende eines Schuljahres keiner Klasse mehr zugeordnet. Deshalb ist es zu Beginn eines neuen Schuljahres notwendig, alle Schüler*innen mit Angabe der Klasse zu importieren. Durch diesen Import kommen entsprechend auch die neuen Schüler*innen nach WebUntis.

Wie erkennt WebUntis die bereits vorhandenen Schüler*innen wieder?

Auch hierbei kommt es darauf an, ob Sie bereits eine Schüler-Identifikationsnummer importiert wurde. Anhand dieser weiß WebUntis auch im Falle einer Änderung des Nachnamens, welche vorhandenen Stammdaten zu den neu importierten Informationen gehört.
Sollte dies nicht der Fall sein, vergleicht WebUntis Vor- und Nachname, sowie das Geburtsdatum, weshalb es sich empfiehlt dieses mit zu importieren. Hat sich der Nachname eines Schülers geändert, sollten Sie manuell das alte Stammdatenelement austreten lassen.

Was ist bei den Schüler*innen, die in Untis geführt werden zu beachten?

Unter "Administration" > "Integration" setzen Sie bitte den Haken bei "Schülerstammdaten aus Untis übernehmen". Ansonsten weicht das weitere Verfahren (Benutzererstellung für Schüler*innen) nicht von den anderen Schüler*innen ab.

letzte Aktualisierung dieses Artikels 5.3.2020