Manuell angelegte Gruppen (über neue Konversation) können auch über mehrere Jahre weiterverwendet werden.
Gruppen die mit Unterrichten verknüpft sind, hängen an der Unterrichts-ID und sind somit schuljahresspezifisch.
Es liegt bei den Admins (bzw. bei den Ersteller*innen der Gruppen) sich um die Verwaltung bzw. das Löschen von Gruppen zu kümmern, falls diese nicht mehr benötigt werden.
Es bleibt jeder Schule überlassen, wie sie mit Gruppen und Konversationen des Vorjahres umgehen, es wird nichts automatisch gelöscht. Es gibt derzeit keine Archivierungs- oder Export Funktionalität.
Wir empfehlen, dass die Schule generell entscheidet, dass am Ende jedes Schuljahres alle Gruppen, die mit Unterrichten verknüpft sind, vom Admin gelöscht werden. Das ist der geringste Arbeitsaufwand und die Speicherlimits werden nicht so leicht erreicht.
Mit der Release Version des Untis Messengers war es noch so, dass der automatisch vorgeschlagene Name einer Gruppe, die mit Unterrichten verknüpft ist, nur das Fach und die Klasse enthält (z.B. Mat – 1a).
Ab 8.8.2019 mit WebUntis 2020.1.0 enthalten die vorgeschlagenen Chatgruppennamen auch das aktuelle Schuljahr (z.B. Mat – 1a 2019/2020).
Somit sollte die Übersicht besser bewahrt werden und beim Schuljahreswechsel sollte es keine Konflikte mit den Gruppennamen geben, falls alte Gruppen noch nicht gelöscht wurden und neue Gruppen für das neue Schuljahr angelegt werden.
Es war bereits möglich als Ersteller*in Gruppen manuell umzubenennen über Messenger > „Meine Gruppen“.