Sobald die Lehrerzuweisung für das neue Schuljahr feststeht, etwa vier Wochen vor Schuljahresende, legt man eine neue Datei für das neue Schuljahr an. Für die Vertretungen des kommenden Schuljahres gibt man die Ferien, Schuljahresanfang und –ende richtig ein. Die Kopfzeile und die Fußzeile für die Stundenpläne werden auf das neue Schuljahr geändert.
Dann trägt man die neuen Lehrer in die Lehrerliste ein und ignoriert oder entfernt die Lehrer, die im kommenden Schuljahr nicht aktiv sein werden. Auch bei den neuen Lehrern sind die Zeitwünsche und alle Vorgaben für den Stundenplan gleich einzugeben.
Sobald die Klassen des kommenden Schuljahres feststehen, normalerweise kurz nach der Notenkonferenz, können Änderungen eingegeben und die Klassenzimmer festgelegt werden. Bei den Klassen werden auch Zeitwünsche eingegeben. Zunächst werden alle Nachmittage frei gegeben, sofern nicht Sperrungen vorgegeben sind. Beispielsweise wird ein Konferenznachmittag, an dem kein Unterricht verplant werden darf, bei allen Klassen und den beiden Jahrgangsstufen der gymnasialen Kursstufe gesperrt.
In der Liste der Räume gibt man jetzt die Klassen, die das Zimmer als Klassenzimmer hat, als Langname ein. Die Ausweichraumlogik legt fest, in welcher Reihenfolge das Programm die Räume nach einem freien Raum durchsucht. Wenn bei einem Unterricht beispielsweise drei Lehrer zwei Klassen unterrichten und man drei Räume braucht aber nur zwei Klassenzimmer hat, ordnet man dem dritten Lehrer einen Pseudoraum zu. Ein Pseudoraum ist ein Raumname, bei dem alle Stunden blockiert sind, der aber einen Ausweichraum hat. Das Programm sucht also ein leeres Klassenzimmer, das dann dem dritten Lehrer zugeordnet wird. Ich habe für jede Jahrgangsstufe einen eigenen Pseudoraum definiert, sie heißen bei mir: PS5 bis PS10 für die Klassen 5 bis 10. Für die beiden Jahrgangsstufen der gymnasialen Kursstufe sind sogar je 6 Pseudoräume notwendig (siehe Abb. 6), weil bis zu sechs Deutsch- oder Mathematikkurse parallel liegen und für die Kursstufe an meiner Schule kein einziges eigenes Klassenzimmer existiert. Als Einstiegsraum in die Ausweichraum-Suche wähle ich den ersten Raum auf der Etage der betreffenden Klassen.
Bei den Fächern kann man auch Zeitwünsche vorgeben. Arbeitsgemeinschaften, die nur am Nachmittag stattfinden, bekommen beispielsweise den Vormittag gesperrt. In den beiden Jahrgangsstufen der gymnasialen Kursstufe haben alle Fächer eine Nummer: D1, D2, M1 für die vierstündigen Fächer und g1, g2 usw. für die zweistündigen Fächer. Bei Sprachenkopplungen der Klassen 5 bis 10 habe ich diese Bezeichnungen übernommen, damit sofort sichtbar ist, wenn eine Klasse nicht vollständig ist.
- Ganz wichtig ist es, alle Stammdaten regelmäßig zu überprüfen, insbesondere die eingetragenen Zeitvorgaben.
Dazu habe ich mir verschieden Bildschirm-Fenstergruppen gespeichert. Beispielsweise zur Überprüfung der Zeitwünsche und Stundenpläne der Lehrer. Wenn man nach einer ersten Verplanung von Unterrichten die Lehrerpläne durchblättert, kann man das Ergebnis leicht mit den Wünschen vergleichen.