Schuljahre in WebUntis

Anlegen eines Schuljahres

Das neue Schuljahr wird in WebUntis automatisch mit dem ersten Stammdaten-Export aus Untis angelegt.

Löschen von alten Schuljahren

Alte Schuljahre können unter <Stammdaten> | <Schuljahre> gelöscht werden. Dabei werden sämtliche zeitbezogene Daten, wie z.B. Unterrichte, Abwesenheiten, Klassenbucheinträge des ausgewählten Schuljahres ebenfalls gelöscht.
Wir empfehlen, die Daten für die Dauer der jeweiligen landesspezifischen Aufbewahrungsfristen (z.B. drei Jahre) in WebUntis zu belassen. Danach sollten die Daten von Ihnen gelöscht werden. Vergessen Sie nicht die notwendigen Berichte in WebUntis herunterzuladen und ebenfalls lokal zu speichern, z. B. ist für Klassenbuch-Schulen die Empfehlung über <Klassenbuch> | <Berichte> für die gesamte Schule „Klassenbuch Deckblatt“ und „Arbeitsbericht je Tag“ zu archivieren.
Bitte beachten Sie, dass die Untis GmbH keine Daten löscht; Ihre Schuljahre in WebUntis bleiben somit erhalten.

Schüler

Schülerstammdaten importieren/anlegen

Für das neue Schuljahr müssen die Schüler über <Stammdaten> | <Schüler> | <Import> neu importiert werden, einerseits um die Ein- und Austritte zu erfassen und andererseits um den Klassenwechsel durchzuführen. Dabei ist folgendes zu beachten:

1. Das Ein- und Austrittsdatum der Schüler kann, muss aber nicht gesetzt werden. Wird es nicht gesetzt, so sind die ausgetretenen Schüler im neuen Schuljahr eben keiner Klasse zugeordnet.
   
2. Geben Sie beim Import Ihrer Schülerdatei als Stichtag für die Klassenzugehörigkeit das Beginndatum des neuen Schuljahres an. In Kombination mit der Angabe der aktuellen Klassenzugehörigkeit der Schüler in der Importdatei, werden alle Schüler hochgestuft bei denen dies notwendig ist.
   

Es ist wichtig, dass WebUntis die Schüler eindeutig identifizieren kann. Idealerweise haben Sie bereits beim letzten Schülerimport einen „externen Schlüssel“ mitimportiert und können diesen nun wieder zur automatischen Identifikation verwenden. Dieser „externe Schlüssel“ ist eine eindeutige Nummer oder dergleichen, die in der Regel von der Schülerverwaltung vergeben wird (z.B. eine Matrikelnummer).

Falls ein solcher Schlüssel nicht vorliegt, versucht WebUntis, die Schüler aufgrund von Vorname, Familienname und Geburtsdatum eindeutig zu identifizieren. Dabei kann es in seltenen Fällen zu Fehlern kommen. Liegt auch kein Geburtsdatum vor, kommt es bei jeder Namensgleichheit zweier oder mehrerer Schüler zu Fehlern, da WebUntis diese Schüler nicht unterscheiden kann. Kontrollieren Sie daher unbedingt die importierten Schülerdaten und bessern Sie gegebenenfalls manuell nach.

Eine detaillierte Anleitung zum Schülerimport in WebUntis finden Sie hier.

Zuordnen der Schüler zu Unterrichten

Nach dem Import der Schülerdaten müssen, im Falle von Klassenteilungen, die Schüler den Unterrichten für das neue Schuljahr zugeordnet werden. Dies geschieht durch Anlegen von Schülergruppen in Untis und der Zuordnung der entsprechenden Schüler zu diesen Gruppen in WebUntis.

Legen Sie unbedingt die Schülergruppen bereits vor dem Unterrichtsexport in Untis an. Dazu blenden Sie im Unterrichtsfenster das Feld „Schülergruppe“ ein und tragen bei allen geteilten Unterrichten einen eindeutigen Schülergruppennamen ein. Diese Schülergruppen werden dann beim Export nach WebUntis automatisch als Schülergruppen angelegt, sodass in WebUntis nur mehr die Auswahl der Schüler erfolgen muss.

In allen Fällen, in denen die Fach-Klassen-Kombination nicht eindeutig ist, ist das Eintragen der Schülergruppe in Untis zwingend erforderlich, um mehrere Unterrichts- bzw. Kopplungszeilen in Untis zu einem einzigen Unterricht in WebUntis zusammenzufassen oder zu trennen.

Beispiele:

1. Team-Teaching: Um WebUntis mitzuteilen, dass mehrere Lehrer einen Unterricht gemeinsam abhalten, muss bei allen Kopplungszeilen derselbe Schülergruppenname eingetragen werden.
2. Aufteilung von Unterrichten aus planerischen Gründen: Falls ein Unterricht in Untis auf mehrere Unterrichtszeilen aufgeteilt wurde, können Sie diese Unterrichtszeilen beim Export nach WebUntis wieder zu einem einzelnen Unterricht zusammenfassen, indem Sie bei allen beteiligten Unterrichtszeilen dieselbe Schülergruppe eintragen.
3. Eine Klassenteilung mit demselben Fach.

Mehr zum Thema Schülergruppen

Schülerstammdaten deaktivieren/löschen/austreten lassen

Setzen eines Austrittsdatums für Schülerstammdaten

Sind Schüler ausgetreten und besuchen Ihre Schule nicht mehr, so können Sie für diese Schüler ein Austrittsdatum setzen. Entweder über die oben beschriebene Methode des Schülerimports und des gleichzeitigen Setzens der Austrittsdaten oder über den dazugehörigen Button „Austrittsdatum setzen“ unter <Stammdaten> | <Schüler>:

Wählen Sie die Schüler aus und vergeben Sie das Austrittsdatum.

Mit dem Setzen des Austrittsdatums werden die Schüler in keinen aktuellen Listen oder Ansichten mehr angezeigt. Diese Schüler werden nur dann angezeigt wenn Sie im Hauptkalender (rechts oben) in ein Datum wechseln zu dem die Schüler noch nicht ausgetreten waren.

Deaktivieren Sie das Häkchen „Zum Kalenderdatum“ wenn Sie Schüler der Klasse anzeigen wollen die ein Austrittsdatum haben, dieses schon erreicht wurde und daher in dieser Stammdaten-Ansicht nicht mehr angezeigt werden.
Beispiel: Ein Schüler erhält nach einem Monat Schulbesuch ein Austrittsdatum weil er die Schule verlässt. Somit wird der Schüler unter <Stammdaten> | <Schüler> nicht mehr angezeigt. Die Deaktivierung des Häkchens „Zum Kalenderdatum“ zeigt den Schüler in dieser Ansicht wieder an.

Deaktivierung der Schülerstammdaten

Im Editierungsbereich (Stift-Symbol) der Schülerstammdaten kann der Schüler für die Anzeige in WebUntis deaktiviert werden. Somit wird der Schüler nicht mehr aufgelistet oder angezeigt. Natürlich bleiben Registrierungen wie z. B. Abwesenheiten oder Klassenbucheinträge weiterhin in WebUntis erhalten.

Löschen der Schülerstammdaten

Stammdatenelemente können Sie über den Button „Löschen“ oder über das rote ‘X‘-Symbol löschen.
Stammdatenelemente können in WebUntis nur dann gelöscht werden, wenn zu diesen Elementen keine weiteren Daten vorliegen (z. B. wenn Sie die dazugehörigen Schuljahre löschen). Beispielsweise können Sie einen Schüler nicht löschen, wenn es Abwesenheitsdaten zu diesem Schüler gibt. Diese Referenzen werden Ihnen auch in der rechtesten Spalte angezeigt; ein Klick auf diese führt Sie zu den entsprechenden Daten des Schülers.
Beispiel: zum Schüler Mauer Steffen sind einige Abwesenheitsdaten gespeichert. Diese werden nach einem Versuch des Löschens so dargestellt:

In diesem Fall hat der Schüler zwei Abwesenheiten; ein Klick auf eine der beiden Nummern führt zum dahinterliegenden Abwesenheitseintrag.

Nach dem Löschen eines Schuljahres können jene Stammdatenelemente, mit denen keine Daten mehr in WebUntis verknüpft sind (beispielsweise der Abschlussjahrgang des gelöschten Schuljahres), gelöscht werden.

Schülerbenutzer für neue Schüler anlegen

Damit sich Ihre neuen Schüler auch in WebUntis anmelden können, werden eigene Benutzer benötigt.
Über <Administration> | <Benutzer> | Button „Benutzerverwaltung“ | Button „Benutzer für Schüler anlegen“ können Sie WebUntis-User für Ihre neuen Schüler generieren lassen.
Dabei werden neue Benutzer nur für neue Schülerstammdaten angelegt die noch keinen User dahinter referenziert haben.
Die Reihenfolge ist somit:
zuerst Schülerstammdaten importieren
und anschließend Benutzer anlegen.

Schülerbenutzer deaktivieren/sperren/löschen

Benutzer von Schülern mit einem bereits abgelaufenen Austrittsdatum in den Stammdaten, können sich in WebUntis nicht mehr anmelden (es sei denn sie haben ein zusätzliches Eintrittsdatum in der Zukunft welches z. B. das Pausieren des Schulbesuchs definiert).
Das heißt die Benutzer existieren zwar in WebUntis, jedoch ist ein Login mit diesen nicht mehr möglich.

Eine zusätzliche Möglichkeit des Sperrens bietet Ihnen der Button „Benutzer von inaktiven oder ausgetretenen Personen sperren“.
Diesen finden Sie unter <Administration> | <Benutzer> | Button „Benutzerverwaltung“. Somit werden alle Benutzer der jeweiligen Personen deaktiviert und zusätzlich wird der Benutzername um das aktuelle Datum erweitert.

Beispiel:
Schülerin Aigner erhält in den Schülerstammdaten ein Austrittsdatum:

Der dazugehörige Benutzer existiert zwar weiterhin in WebUntis, jedoch kann sich der Schüler ab dem 31.5. nicht mehr anmelden
(Ausnahme: wenn der Schüler ein weiteres Eintrittsdatum in den Stammdaten hat, was nur das Pausieren des Schulbesuches symbolisiert)

Eine zusätzliche Möglichkeit bietet Ihnen der Button „Benutzer von inaktiven oder ausgetretenen Personen sperren“; zu finden unter <Administration> | <Benutzer> | <Benutzerverwaltung>.
Diese Funktion ändert den Benutzernamen und setzt den Benutzer auf inaktiv.

Sie können Benutzer von Schülern die nicht mehr an der Schule sind auch über den Button „Löschen“ oder über das rote ‘X‘-Symbol löschen.