Die ersten beiden Punkte "Überprüfung der Zeitwünsche" und "Überprüfung der Eingaben bei den einzelnen Stammdaten" sind für alle Stammdaten-Elemente (Klassen, Lehrkräfte, Räume, Fächer) relevant.
Überprüfung der Zeitwünsche
Öffnen Sie ein Stammdatenfenster und die Zeitwünsche über die gleichnamige Schaltfläche und überprüfen Sie die Zeitwünsche Element für Element.
In den Stunden in denen unbedingt Unterricht stattfinden soll (das heißt, die Schüler*innen dürfen auf keinen Fall in dieser Stunde unterrichtsfrei haben) vergeben Sie bei den Stammdaten der Klassen den Zeitwunsch +3. In den Stunden, in denen auf keinen Fall Unterricht sein darf, vergeben Sie den Zeitwunsch –3.
Unbestimmte und bestimmte Zeitwünsche sind additiv. Der Eintrag im abgebildeten Zeitwunschfenster würde bedeuten, dass die Lehrerin „Callas“ am Freitag frei hat und zusätzlich an einem weiteren Tag der Woche.
Sperren Sie Stunden mit –3 nur wenn es unbedingt notwendig ist. Verwenden Sie – wenn möglich – unbestimmte Zeitwünsche anstelle von bestimmten. Versuchen Sie stets der Stundenplanoptimierung so viel Spielraum wie möglich zu lassen. Befolgen Sie bei der Dateneingabe – im Hinblick auf die Stundenplanoptimierung – stets folgenden Satz: Einschränkungen vornehmen, wo es unbedingt sein muss, Freiheiten lassen, wo immer es möglich ist!
Überprüfung der Eingaben bei den einzelnen Stammdaten
Unter Umständen sind bei den Stammdaten Einträge aus den Vorjahren vorhanden, die mittlerweile keine Relevanz mehr haben und die Erstellung des Stundenplanes unnötig erschweren bzw. sogar wesentlich verschlechtern. Um diese aufzufinden gibt es eine äußerst hilfreiche Funktion.
Betätigen Sie die Schaltfläche <Felder mit Inhalt> und alle Spalten, in denen ein Eintrag vorhanden ist werden angezeigt. Gehen Sie alle Spalten durch und überprüfen Sie die Daten auf Plausibilität sind.
Im Beispiel wurden bei einigen Lehrkräften Einträge bei „Std. Folge“ vorgenommen. Das würde bedeuten, dass diese Lehrkräfte nicht mehr als vier, fünf oder sechs Stunden in Folge unterrichten sollen. Bei der Optimierung könnte es dann sein, dass diese Lehrkräfte entsprechend diesem Eintrag eine ungewöhnlich hohe Anzahl von Hohlstunden aufweisen.
Auch Texte aus dem Vorjahr oder andere Eintragungen – wie etwa E-Mail Adresse werden angezeigt und müssen bei Bedarf aktualisiert werden.
Überprüfung auf „Alt“-Lehrkräfte
Vor dem ersten Transfer des neuen Schuljahres nach WebUntis überprüfen, dass keine Lehrkraftkürzel doppelt verwendet werden.
Beispiel:
Lehrkraft XY gab es im Jahr 2015, wurde im Jahr 2016 in Untis gelöscht, da sie nicht mehr an der Schule unterrichtet. Im Jahr 2022 gibt es eine neue Lehrkraft mit demselben Kürzel XY. In Untis kein Problem, da keine alte Lehrkraft XY vorhanden ist.
In WebUntis ergibt sich das Problem, dass die Lehrstoffeinträge der „alten“ Lehrkraft XY mit der neuen Lehrkraft XY verknüpft werden.
Aus diesem Grund muss die alte Lehrkraft XY in WebUntis zuvor zumindest umbenannt werden.
Überprüfung der Klassenlehrkräfte
Haben Sie unter „Stammdaten | Klassen“ Klassenlehrkräfte eingetragen, so aktualisieren Sie diese.
Überprüfung der Raumvorgaben
Welcher Unterricht in welchem Raum stattfinden soll, wird im Unterrichtsfenster festgelegt. Bei den Stammdaten müssen Sie allerdings die Voraussetzungen für eine gute Raumverplanung legen. Besonders wichtig sind neben den Zeitwünschen das Raumgewicht und die Ausweichraumlogik.
Raumgewicht
Überprüfen Sie, ob die besonders wichtigen Fachräume (etwa für Sport oder Informatik) mit dem Raumgewicht 4 belegt sind.
Ausweichräume
Überprüfen Sie die Ausweichraumringe bzw. –ketten.