Das Feature zur automatischen Benachrichtigung bei unentschuldigtem Fehlen von Schüler*innen wurde entwickelt, um die Kommunikation zwischen Schulen und Erziehungsberechtigten zu verbessern. Ziel ist es, bei unentschuldigtem Fehlen schnellere Maßnahmen ergreifen zu können und im Falle von Gefährdungen des Kindes zeitnah zu reagieren.
Die automatische Benachrichtigung muss aktiv bei einem Abwesenheitsgrund aktiviert werden, erst dann wird, wenn dieser Abwesenheitsgrund in einer Abwesenheit eines Schülers, einer Schülerin ausgewählt wird, die Nachricht an die Erziehungsberechtigten verschickt. 

• Schnellere Kontaktaufnahme: Das Feature ermöglicht eine sofortige Benachrichtigung der Erziehungsberechtigten, sobald ein unentschuldigtes Fehlen festgestellt wird. Dadurch können notwendige Schritte zeitnah eingeleitet werden.
• Effiziente Unterstützung für Lehrkräfte: Lehrkräfte werden entlastet, da die Benachrichtigung automatisch über das WebUntis Mitteilungssystem erfolgt. Dies spart Zeit und stellt sicher, dass alle relevanten Informationen schnell weitergegeben werden.
• Sicherheitsmaßnahmen: Bei potenziellen Gefährdungen des Kindes können Erziehungsberechtigte umgehend informiert werden, was zu einer schnelleren Reaktion und einem besseren Schutz des Kindes führt.

Benachrichtigungsprozess

Die Benachrichtigung wird automatisch an alle in WebUntis hinterlegten Erziehungsberechtigten des betroffenen Schülers oder der Schülerin gesendet. Dies geschieht über das Mitteilungssystem von WebUntis.

Einschränkungen

• Alter des Schülers/der Schülerin: Die Benachrichtigung wird nur für Schüler*innen versendet, die noch nicht volljährig sind ("volljährig"-Checkbox nicht aktiv gesetzt in Stammdaten|Schüler*innen).
• Angelegte Benutzer: Die Benachrichtigung kann nur an Erziehungsberechtigte gesendet werden, die als Benutzer in WebUntis angelegt sind. Stellen Sie daher sicher, dass alle Erziehungsberechtigten einen Benutzer haben. 

Aktivierung

Das Aktivieren einer automatischen Benachrichtigung für Abwesenheiten, wird über die Abwesenheitsgründe gemacht.

Unter Stammdaten / Abwesenheitsgründe kann entweder ein neuer Abwesenheitsgrund erstellt oder ein bestehender Abwesenheitsgrund bearbeitet werden.

Öffnet man die Eingabemaske für den Abwesenheitsgrund, ist das Aktivieren der automatischen Benachrichtigung durch das Setzen des Häkchens "Automatische Benachrichtigung" machbar:

Setzt man das Häkchen, erscheinen weitere Einstellungsmöglichkeiten für die automatischen Benachrichtigung.

Es besteht die Möglichkeit den Absender der Nachricht zu definieren. Als Optionen stehen alle User der Schule (Admin, Lehrkräfte, Sekretariat) zur Auswahl.
Der festgelegte Absender wird nun bei jeder der automatischen verschickten Nachricht für diesen Abwesenheitsgrund als Absender hinterlegt sein. Die verschickte Nachricht wird auch nur in dessen Postausgang sichtbar sein:

Im Textfeld darunter kann der Nachrichtentext definiert werden. Es wird bereits ein Textvorschlag angezeigt. Für den Nachrichtentext stehen 500 Zeichen zur Verfügung:

Zuletzt gibt es noch zwei weitere Einstellungsmöglichkeiten. Man kann festlegen, ob bei der automatisch verschickten Nachricht eine Lesebestätigung der Erziehungsberechtigten angefordert wird und ob ein Antworten möglich ist:

Eine Anleitung wie die automatische Benachrichtigung von den Lehrerkräften ausgelöst werden können, finden Sie in diesem Artikel.